Mitarbeiter stellen die wohl wichtigste Ressource eines Unternehmens dar. Sie können das Unternehmen stärken und maßgeblich zu dessen Wettbewerbsfähigkeit beitragen. Umso wichtiger ist es für Arbeitgeber, sich gut auf Bewerbungsgespräche vorzubereiten, um die besten potenziellen Mitarbeiter für eine zu besetzende Stelle zu finden. Denn die Qualität eines Vorstellungsgespräches hängt von der Vorbereitung ab – das gilt für Arbeitgeber genauso wie für Bewerber. Aus diesem Grund haben wir einen Leitfaden für das perfekte Bewerbungsgespräch zusammengestellt, der Geschäftsführern und Personalern bei der Strukturierung des Einstellungsgespräches sowie bei der richtigen Fragenfindung helfen soll.

 

Die richtige Vorbereitung auf das Bewerbungsgespräch

Vor dem Bewerbungsgespräch sollte es selbstverständlich sein, sich den Kandidaten nochmal ins Gedächtnis zu rufen. Dafür sollte das Anschreiben und der Lebenslauf des Bewerbers analysiert werden. Nur so können Personaler dem Gespräch gut vorbereitet entgegensehen und dem Bewerber kluge, vorher festgelegte Fragen stellen. Um während des Gesprächs nicht den roten Faden zu verlieren, sollte deshalb in jedem Fall ein Interviewleitfaden erstellt werden.

 

Auf der Suche nach neuen Mitarbeitern? Jetzt Stellenanzeigen um bis zu 70% günstiger schalten

Zu unseren Multiposting-Angeboten

Des Weiteren kann eine Liste mit Muss- und Kann-Kriterien durchaus beim Identifizieren des besten Kandidaten helfen. Da Bewerbungsgespräche sehr zeitaufwendig sind, lohnt es sich unter anderem vor der Einladung zum Bewerbungsgespräch die Hard Skills des Bewerbers in einem 10 minütigen Telefoninterview zu überprüfen. So kann direkt festgestellt werden, ob der Kandidat die benötigten Anforderungen erfüllt. Falls das nicht der Fall sein sollte, vergeuden Personalberater und Bewerber nicht die Zeit für ein nicht zum Ziel führendes Einstellungsgespräch.

 

Recruiter sollten sich zudem mit organisatorischen Aspekten vor dem Interview beschäftigen. Es sollte frühzeitig festgelegt werden, wo das Bewerbungsgespräch stattfindet und es sollte eine angenehme Atmosphäre für den Kandidaten geschaffen werden. Dazu gehören ein vorher gut gelüfteter Raum sowie ein bereit gestelltes Getränk für den Kandidaten. Handys oder andere Störfaktoren sollten ausgeschaltet bzw. eliminiert werden, damit sich der Kandidat wie ein potenzieller Mitarbeiter und nicht wie jemand Unerwünschtes vorkommt.

 

Geschäftsführer sollten sich mit dem Gedanken auseinandersetzen, wer an dem Gespräch teilnehmen soll. Es ist grundsätzlich zu empfehlen, das Bewerbungsgespräch mit mehreren Fach- und Führungskräften durchzuführen. Auch sollte geklärt werden, wie viel Zeit für das Bewerbungsgespräch eingeplant ist und wie viele Vorstellungsgespräche für die Stelle vorgesehen sind.

 

Die 5 Phasen des Bewerbungsgesprächs

Bewerbungsgespräche sind meistens für 30 bis 60 Minuten angesetzt. Bei höheren zu besetzenden Positionen sind aber auch durchaus 90 oder 120 Minuten üblich. Der in der Vorbereitung erstellte Gesprächsleitfaden sollte – wenn möglich – bei allen Kandidaten zur Anwendung kommen, um die Bewerber besser miteinander vergleichen zu können. Der folgende Gesprächsleitfaden orientiert sich an einer Gesprächsdauer von 45 Minuten:

 

1. Smalltalk-Phase (5 Min.):

Da der erste Kontakt bereits entscheidet, ob uns jemand sympathisch ist oder nicht, sollte die Begrüßung in jedem Fall herzlich und persönlich ausfallen. Dazu gehört auch, dass Unternehmer den Namen des Kandidaten kennen und ihn damit auch ansprechen. Zum warm werden kann das Gespräch mit Small-Talk z.B. mit Fragen zur Anfahrt oder das Wetter begonnen werden. Falls weitere Mitarbeiter an dem Vorstellungsgespräch teilnehmen, sollte der Personalchef diese mit Namen und Funktion vorstellen. Zudem sollte der Bewerber über den Verlauf des Gesprächs informiert werden.

 

2. Kennenlernphase (15 Min.)

In der Kennenlernphase geht es für Geschäftsführer darum, den Bewerber und dessen Motivation für die angebotene Stelle näher kennenzulernen. Fragen sollten generell den Werdegang, die praktische Erfahrung und die Gehaltsvorstellung (falls nicht bereits im Bewerbungsschreiben angegeben) des Bewerbers betreffen. Nur so kann die fachliche Eignung für die Position festgestellt werden. Folgende, nach Themenschwerpunkten sortierte Fragen, können Geschäftsführer in ihr Interview integrieren:

 

Motivation

– Was hat Sie motiviert, sich bei uns zu bewerben?

– Warum möchten Sie diese Stelle?

– Wie sind Sie zu dieser Berufswahl gekommen?

 

Werdegang und praktische Erfahrungen

– Welche Tätigkeiten haben Sie bisher ausgeübt?

– Können Sie einen typischen Arbeitsablauf Ihrer letzten Position beschreiben?

– Können Sie besondere Erfolge vorweisen?

– Welche Gründe können für eventuelle Lücken im Lebenslauf genannt werden?

– Aus welchem Grund streben Sie eine Berufsveränderung an?

– Was erhoffen Sie sich von dieser Position?

– Würden Sie heute etwas anders machen?

 

Charakterfragen

– Können Sie uns drei Ihrer Stärken und drei Ihrer Schwächen nennen?

– Wie würden Sie ihr bisheriges Verhältnis zu Ihrem Vorgesetzten und zu Ihren Kollegen beschreiben?

– Welche Situationen mit Kollegen und Vorgesetzten empfinden Sie als stressig?

– Können Sie besser im Team oder eher allein arbeiten?

– Glauben Sie, dass Sie über ein gutes Durchsetzungsvermögen verfügen?

– Wie schätzen Sie Ihre Belastbarkeit ein?

 

Gehaltsvorstellungen

Personaler haben an diesem Punkt einen Spielraum, der jedoch nach oben hin begrenzt ist. Aus diesem Grund sollten die Gehaltsfragen offen und realistisch geklärt werden.

 

Interessen

Um die Selbstpräsentation des Bewerbers nett ausklingen zu lassen und eine Vertrauensbasis zu schaffen, können Personaler den Kandidaten am Ende dieser Phase auch über ihre Freizeit und Hobbys ausfragen. Geschäftsführer können sich zudem darüber informieren, ob der Bewerber in der Lage ist, Berufliches mit Privatem auszugleichen.

 

3. Vorstellung des Unternehmens und der zu besetzenden Stelle (10 Min.)

In dieser Selbstpräsentationsphase geht es für den Geschäftsführer darum, das Unternehmen und die ausgeschriebene Position zu präsentieren. Personalberater informieren den Kandidaten an dieser Stelle über die Kultur des Unternehmens, die Mitarbeiter, das Arbeitsumfeld, die Arbeitsabläufe und die Anforderungen an den Job. Weitere Aspekte, die an diesem Punkt angesprochen werden können, beinhalten Produkte bzw. Dienstleistungen, die Marktentwicklung, Arbeitszeiten, Standorte und Reisetätigkeit.

 

4. Rückfragen-Phase (10 Min.)

An dieser Stelle erhalten die Kandidaten die Möglichkeit, Rückfragen zu stellen und nachzuhaken, falls noch irgendetwas unklar sein sollte. Geschäftsführer sollten clevere Fragen als Kompliment und Interesse am Unternehmen werten und keineswegs Fragen ausweichen oder lügen.

 

Auf folgende Fragen sollten Personaler vorbereitet sein:

– Wie kommt es, dass die Stelle unbesetzt ist?

– Was erhoffen Sie sich von der Besetzung?

– Woran machen Sie Erfolg fest?

– Wie groß ist das Team?

– Welche Funktionen haben die einzelnen Mitarbeiter? (Falls nicht bereits im Smalltalk erwähnt)

 

Wenn mehrere Mitarbeiter an dem Gespräch teilnehmen, sollte in jedem Fall vorher festgelegt werden, wer welche Fragen beantwortet. Nach Möglichkeit sollte jeder Mitarbeiter die Chance bekommen, an irgendeiner Stelle Fragen des Kandidaten zu beantworten. Das spiegelt die Teamatmosphäre wieder und der Kandidat erhält zugleich einen Überblick über die verschiedenen Persönlichkeiten.

5. Abschluss-Phase (5 Min.)

In der Abschluss-Phase geht es darum, den potenziellen Mitarbeiter über den weiteren Verlauf zu informieren. Wann kann er spätestens mit einer Antwort rechnen? Wer wird bis dahin sein Ansprechpartner bei weiteren Fragen sein? Wird ggf. ein weiteres Vorstellungsgespräch vereinbart? Am Ende sollte sich der Geschäftsführer auch selbstverständlich beim Bewerber für seine Zeit bedanken.

 

8 Tipps für das Bewerbungsgespräch

1. Die richtige Sitzordnung wählen

Diese Komponente trägt maßgeblich zur Atmosphäre bei. Wichtig ist hier, dass sich der Kandidat nicht wie in einer mündlichen Prüfung oder in einem Verhör vorkommt. Aus diesem Grund sollte darauf verzichtet werden, dass sich alle Personaler in einer Reihe nebeneinander setzen und der Bewerber einen gesonderten Platz gegenüber bekommt. So wird seine Nervosität nämlich verstärkt. Empfehlenswert ist eine Sitzordnung über Eck oder an einem runden Tisch, sodass keine direkte Hierarchie zu erkennen ist, und sich der Bewerber wohl fühlt.

 

2. Dem Kandidaten entgegenkommen

Wer vorgibt, vor einem Bewerbungsgespräch nicht nervös zu sein, wird vermutlich lügen. Vorstellungsgespräche sind ein Ausnahmezustand selbst die ruhigsten Menschen verspüren in dieser Situation Aufregung. Vor allem vor der Kennenlernphase, also der 2. Phase des Bewerbungsgespräches, haben die meisten Kandidaten ein wenig Angst, selbst wenn sie sich gut vorbereitet haben.

 

Um dem Kandidaten das Antworten so einfach wie möglich zu machen, sollten Personaler dem Bewerber auf Augenhöhe begegnen. Die Fragen sollten also nicht im Verhör-Stil gestellt werden. Stattdessen sollte dem Kandidaten mit Offenheit und Freundlichkeit entgegen kommen und möglichst auch bei einer längeren Pause immer gelächelt werden. Bei einem kurzen Blackout können Sie dem Kandidaten auch helfen, indem Sie sagen, dass sich der Kandidat ruhig Zeit zum Antworten nehmen kann, und dass Sie Verständnis für seine Nervosität haben. Wenn Sie möchten, können Sie ihm auch verraten, dass sie selbst etwas nervös sind, das wird den Bewerber beruhigen und beweist Größe und Menschlichkeit.

 

3. Persönliche Fragen vermeiden

Zu persönliche Fragen sollten in jedem Fall umgangen werden. Fragen zu Sexualität, Religion, Politik, Krankheiten oder Schwangerschaft sind ein NO-GO. Sie müssen vom Bewerber nicht beantwortet werden, und setzen ihn zudem unnötig unter Druck.

 

4. Unsicherheiten gekonnt überspielen

Auch der Gesprächsleiter kann trotz guter Vorbereitung einmal den Überblick verlieren, z.B. wenn ein Kandidat bei einer Frage sehr weit ausgeschweift ist. Hierbei kann es helfen, den Kandidaten aufzufordern, seine Antwort nochmal in drei Sätzen zusammenzufassen. Den Gesprächsleitfaden sollte der Geschäftsführer im gesamten Interview griffbereit haben. Falls andere Fach- und Führungskräfte an dem Gespräch teilnehmen, kann der Geschäftsführer, wenn er den roten Faden verloren hat, andere Teilnehmer bitten, ihre Fragen zu stellen.

 

5. Aufmerksam zuhören, nachhaken, ermutigen

Bei der Kennenlern- bzw. Selbstpräsentations-Phase des Kandidaten ist es wichtig, dass ihm viel Freiheit beim Antworten gelassen wird. Personaler sollten den potenziellen Mitarbeiter nicht unterbrechen und ihn möglichst viel von selbst erzählen lassen. Wichtig hierbei ist aufmerksames Zuhören und das Eingehen auf einzelne Fragen und Aussagen, um Interesse zu zeigen. Geschäftsführer sollten dem Bewerber genug Zeit zum Antworten lassen, möglichst oft Blickkontakt halten, ihn aber nicht permanent anstarren, und ihn mit einem Nicken bestätigen.

 

6. Gesprächsführer bleiben

Zwar soll der Bewerber möglichst viel über sich selbst erzählen, aber Personaler dürfen beim Abschweifen von Fragen des Bewerbers auf keinen Fall ihre Rolle als Gesprächsführer vergessen. Immerhin soll das Bewerbungsgespräch ja zielführend sein. Aus diesem Grund müssen Geschäftsführer sich ihrer Rolle bewusst sein. Und wenn der Bewerber zu sehr von der gestellten Frage abschweift, müssen sie ihn freundlich wieder zur gestellten Frage leiten.

 

7. Denken Sie an die Reputation Ihres Unternehmens

Gerade in der heutigen Zeit sollten sich Geschäftsführer permanent darüber im Klaren sein, dass ein schlecht vorbereitetes Bewerbungsgespräch durchaus den Ruf eines Unternehmens schädigen kann. Denn der Bewerber wird zumindest mit seinem Bekanntenkreis die gewonnen Erfahrungen teilen und im schlimmsten Fall sogar über die Sozialen Netzwerke verbreiten.

 

Im Gegenzug kann ein Bewerbungsgespräch, das vorzüglich gelaufen ist jedoch genauso gut die Arbeitgebermarke stärken. Geschäftsführer fungieren im Vorstellungsgespräch als Gastgeber, aber auch als Repräsentant des Unternehmens und sollten sich auch so verhalten. Vor allem in der Selbstpräsentationsphase des Unternehmens sollten Geschäftsführer deshalb auch ihre Motivation für das Unternehmen und die Idee als solche zum Ausdruck bringen. Unternehmer bewerben schließlich auch ihr Unternehmen und wirklich gute Bewerber mit einem ausgezeichneten Werdegang haben gegebenenfalls die Qual der Wahl, wo sie arbeiten möchten.

 

8. Notizen machen

Um sich nach den Vorstellungsgesprächen nochmal alle Bewerber in Erinnerung zu rufen, sollten sich Personaler in jedem Fall während des Interviews Notizen machen, um die Kandidaten im Anschluss genauer miteinander vergleichen zu können. Ansonsten verliert man bei mehreren Bewerbungsgesprächen schnell den Überblick. Des Weiteren können Geschäftsführer ihr Interesse dem Bewerber gegenüber besser zum Ausdruck bringen.

 

Nachbereitung des Vorstellungsgespräches

Bei der Nachbereitung ist es wichtig, dass sich Personaler Zeit bei der Entscheidung lassen. Sie sollten diese nicht übereilt treffen und lieber ein wenig länger darüber nachdenken. Am besten ist es ein Ranking mit den drei besten Kandidaten aufzustellen und sie anhand der gemachten Notizen miteinander zu vergleichen. Am Ende sollten sich Geschäftsführer fragen, wer anhand seines Werdegangs besser zur beschriebenen Stelle passen würde. Aber auch die Integration ins Team spielt eine große Rolle. Der neue Mitarbeiter sollte schließlich jemand sein, mit dem Sie gerne zusammenarbeiten möchten!


Über den Autor

Thomas Klußmann ist seit 2011 Gründer und Geschäftsführer der Gruender.de GmbH in Köln. Sein Unternehmen berät Startups, Unternehmer, KMUs und Selbstständige rund um die Themen Gründung, Selbstständigkeit und Erfolg.

Bereits seit 2002 setzt der Entrepreneur seinen Schwerpunkt auf Online-Marketing und hat vor der Gründung seiner eigenen Firma bereits fundierte Fachkenntnisse bei sieben verschiedenen Unternehmen gewinnen können.

Thomas Klußmann veranstaltet auch Gründercoachings, Events und Webinare. Wenn Sie Interesse an einem kostenlosen Webinar zum Thema Online Marketing Insights haben, können Sie sich gerne auf Gruender.de anmelden. Insgesamt nahmen bereits über 40.000 Personen an den Online- und Offline-Events von Thomas Klußmann teil. Unter anderem ist er auch Initiator der Contra, der Conversion und Traffic Konferenz, die seit 2013 jährlich stattfindet und seitdem stetig gewachsen ist.

 

Weitere Mehrwerte in der STELLENPAKETE ACADEMY 

Sie wollen mehr zum Thema erfahren und sich die eine oder andere nützliche Checkliste kostenlos herunterladen? Dann informieren Sie sich gerne in unserer Stellenpakete-Academy.