Bewerbungsunterlagen: Wichtige Informationen und aktuelle Anforderungen

Inhalt

1. Bewerbungsunterlagen: Was gehört alles dazu?
2. Aufbewahrung und Rücksendung von Bewerbungsunterlagen
3. Das Anschreiben: Muss das noch sein, oder kann das weg?
4. Bewerbungsunterlagen: Für Recruiter verliert das Anschreiben an Relevanz
5. Viele Arbeitgeber halten an den klassischen Bewerbungsunterlagen fest
6. Jobsuche: Junge Bewerber gehen alles andere als wahllos vor
7. Moderne Alternativen zum veralteten Bewerbungsprozess
8. Moderne Bewerbungsformate verzichten auf kritische Bewerbungsunterlagen
9. Bewerbungsverfahren: Wenig flexibel

Bei der Bewerbung auf einen neuen Job könnte alles so schön einfach sein: Mit einem Click die Daten des eigenen Xing-Profils an einen Personaler übermitteln und fertig ist die One-Click Bewerbung. Die Technik und viele weitere Lösungen dafür gibt es schon einige Zeit auf dem Markt. Doch flächendeckend durchgesetzt haben sie sich noch nicht. Stattdessen dominiert nach wie vor die klassische Bewerbungsmappe oder die sperrige Formularbewerbung. Dabei wünschen sich Bewerber schon lange eine Abkehr von diesen veralteten Bewerbungsunterlagen und -methoden.

Bewerbungsunterlagen: Was gehört alles dazu?

Auch wenn Bewerbende nicht mehr allzu häufig eine klassische Bewerbungsmappe erstellen müssen, mit allem, was an Bewerbungsunterlagen dazu gehört: Anschreiben, Lebenslauf, Foto, Zeugnisse und Arbeitsproben. Ausgestorben ist die Papierbewerbung noch nicht. Vor allem kleinere, lokal agierende Arbeitgeber, nehmen diese immer noch gerne an.

Das verblüfft. Denn eigentlich müssten es Arbeitgeber ihren Bewerbern so einfach wie möglich machen, sich bei ihnen zu bewerben. Studien belegen seit Jahren, wie wichtig es Jobsuchenden ist, sich möglichst unkompliziert bei einem Unternehmen zu bewerben – am besten mit einem Klick. Stattdessen die vielfältigen Bewerbungsunterlagen für eine klassische Bewerbungsmappe auszuarbeiten, bedeutet für sie hingegen einen erheblichen Aufwand.

Aufbewahrung und Rücksendung von Bewerbungsunterlagen

Auch für Personalsuchende sind Bewerbungsunterlagen auf Papier eigentlich viel zu komplex in der Verarbeitung. Immerhin dürfen Bewerbungsunterlagen laut Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) nur bis zum Abschluss eines Bewerbungsverfahrens aufgehoben werden. Und während digitale Bewerberakten mit einem Klick gelöscht sind, müssen Papiermappen postalisch zurückgeschickt werden.

Aber auch veraltete digitale Bewerbungsformate haben zunehmend ihre Tücken. Zum Beispiel die bei Recruitern nach wie vor beliebte Fomularbewerbung. Sie passt einfach nicht mehr zu modernen Lebensläufen. Oftmals können Bewerbende hier keine individuellen Angaben hinterlassen. Und so fallen interessante Talente unter Umständen durchs Raster, weil die Lebenslaufdaten, die ein Arbeitgeber standardmäßig in seinem Bewerbungsformular abfragt, nicht zu ihrem Werdegang passen und sie die anderen, die interessant wären, nicht angeben können.

Das Anschreiben: Muss das noch sein, oder kann das weg?

Für die meisten Talente ist es außerdem ein Graus, ein Anschreiben zu verfassen, das sowohl bei der Papierbewerbung als auch bei der Bewerbung per Online-Formular  verlangt wird. Laut einer Umfrage des Jobvermittlers „Indeed“ ist das Motivationsschreiben, wie das Anschreiben auch genannt wird, der Teil der Bewerbung, der bei Jobsuchenden seit Jahren mit Abstand am unbeliebtesten ist. Jeder zweite könnte gut darauf verzichten.

In den meisten Fällen ist es ohnehin nur wenig aussagekräftig. Kennen wir derartige Textschnipsel nicht alle?

„Sehr geehrter Herr Mustermann, mit großem Interesse habe ich auf dem Jobportal StepStone Ihre Stellenanzeige gelesen und bewerbe mich bei Ihnen als Senior Data Scientist.“

So oder so ähnlich beginnen die meisten Anschreiben. Meist bemühen Bewerber auch im weiteren Verlauf des Dokuments die immer gleichen Formulierungen und Floskeln aus den immer gleichen Ratgebern. Wie aussagekräftig ist das dann noch?

Bewerbungsunterlagen: Für Recruiter verliert das Anschreiben an Relevanz

Dass Recruiter dennoch am Anschreiben festhalten, ist umso merkwürdiger, weil es für sie längst nicht mehr so relevant ist, wie es einmal war, wie eine Arbeitsmarktstudie des Personaldienstleisters Robert Half schon vor Jahren nahelegte. Viele Personalverantwortliche fanden schon zum Zeitpunkt der Studienerhebung, dass ein Anschreiben nicht mehr besonders hilfreich bei der Beurteilung eines Kandidaten ist.

Was fast jeder Zweite (48 Prozent) kritisierte: Vielen Anschreiben mangelt es an inhaltlicher Qualität. Denn die meisten Textungetüme bieten keine wirklich relevanten Zusatzinformationen zum Lebenslauf. Stattdessen käuen sie ihn einfach nur wieder.

Weitere Gründe, warum Personalentscheider Anschreiben zunehmend für unwichtig halten:

• Für viele Personalverantwortliche sind Anschreiben zu subjektiv.
• Die Informationen in den Anschreiben sind nicht verlässlich.

Und Achtung, jetzt kommt’s: Viele Personaler haben gar keine Zeit, ein Anschreiben zu lesen und schauen es – wenn überhaupt – nur oberflächlich an.

Viele Arbeitgeber halten an den klassischen Bewerbungsunterlagen fest

Vieles spräche also dafür, über neue Bewerbungsmethoden nachzudenken, die sowohl für Personaler als auch Talente weniger aufwändig sind. Lange hielten Unternehmen an den altbekannten Methoden aus  aus der Angst heraus fest, dass sich Talente wahllos bewerben könnten, wenn es Arbeitgeber ihnen zum Beispiel mit einer One-Click-Bewerbung zu einfach machen, ihre Bewerbungsunterlagen einzureichen.

Die Folge wäre eine unstrukturierte Masse an ungeeigneten Bewerbungseingängen, die die Arbeit bei der Auswahl der Bewerber erhöhen würde. Kein Witz! Das ist in der Studie Recruiting Trends der Uni Bamberg nachzulesen.

Jobsuche: Junge Bewerber gehen alles andere als wahllos vor

Inzwischen dürften sich diese Bedenken allerdings in Luft aufgelöst haben. So ziemlich jedem Personalsuchenden sollte klar sein, dass gerade die junge Bewerber-Generation bei der Auswahl eines Jobs definitiv nicht wahllos vorgeht, sondern – im Gegenteil – ganz genau auf folgenden Punkt achtet:

• Wie gut passt ein Job zu meinen eigenen Vorstellungen?

Bedenken Sie: Gerade junge Bewerber der Generation Y und der Generation Z können heute zwischen verschiedensten Angeboten wählen und picken sich dabei gezielt die Jobs heraus, die Ihren Neigungen und Bedürfnissen am nächsten kommen. Alles andere ist viel zu aufwändig. Denn schon damit haben sie genug zu tun. Ein vereinfachtes Bewerbungsverfahren hat also keinen Einfluss auf die Häufigkeit von Bewerbungen.

Moderne Alternativen zum veralteten Bewerbungsprozess

Unternehmen könnten Kandidaten inzwischen auch eine ganze Menge Alternativen zur Bewerbungsmappe und zur Formularbewerbung anbieten. Neben der bereits genannten One-Click-Bewerbung gäbe es da zum Beispiel noch die Expressbewerbung. Bei der Expressbewerbung öffnet sich nach dem Klick auf den Bewerben-Button in einer Stellenanzeige ein Dialogfenster, das aussieht wie das Chatinterface eines Instant Messengers.

Es startet ein Chat mit einem Chatbot. Dieser fragt beim Talent kurz und bündig Daten ab:

• Den Namen
• Erfahrungen
• Bisherige Arbeitgeber
• Arbeitserfolge
• Gehaltsvorstellungen
• Telefonnummer
• E-Mail-Adresse

Der Bewerber tippt seine Antworten in sein Smartphone und kann so innerhalb von nicht einmal 30 Sekunden die wichtigsten Bewerberinformationen zusammenstellen. Der Chatbot sammelt die Eingaben und bereitet sie für den Recruiter ansehnlich und strukturiert auf. So sehen moderne Bewerbungsunterlagen aus.

Moderne Bewerbungsformate verzichten auf kritische Bewerbungsunterlagen

Der Vorteil dieses Bewerbungsformats: Es kommt voll und ganz ohne ein Element aus, das in klassischen Bewerbungsunterlagen nicht fehlen darf. Das Bewerbungsfoto! Auch dieses ist vielen Bewerbenden inzwischen ein Dorn im Auge. Denn das Bewerbungsfoto hat oftmals mehr Einfluss auf die Personalentscheidung als mancher Personaler zugeben mag.

Bei Bewerbern, deren Foto zum Beispiel zum Beispiel auf einen Migrationshintergrund schließen lässt, schlägt das Unterbewusstsein von Personalsuchenden zum Beispiel schnell Alarm. Stehen bei diesem Bewerber vielleicht Sprachbarrieren einer reibungslosen Zusammenarbeit im Wege? Das kann dazu führen, dass Bewerbende vorschnell eine Absage erhalten. Unbewusste Klischees wie diese können auf die Personalentscheidung durchaus einen Einfluss haben. Das betrifft neben ausländisch aussehenden Menschen schnell auch andere gesellschaftliche Gruppen:

• Frauen
• Ältere
• Menschen mit Behinderung
• und, und, und

Der Verzicht auf ein Foto kann also entscheidend dazu beitragen, Auswahlverfahren diskriminierungsärmer zu gestalten.

Bewerbungsverfahren: Wenig flexibel

Unser Fazit: Weil Arbeitgeber an veralteten Bewerbungsformaten festhalten und nach wie vor Bewerbungsunterlagen in der ganzen Bandbreite einfordern, obwohl sie sie eigentlich gar nicht mehr bräuchten, vergeben sich Unternehmen viele Chancen im Recruiting. Bewerbende legen heute größten Wert auf unkomplizterte und schnelle Prozesse. Was sie aber erhalten, ist das genaue Gegenteil.

Das kann Talente zum Abbruch der Bewerbung veranlassen. In ihrem Alltag erleben sie schließlich in vielen Bereichen, dass sich selbst komplexe Prozesse heute schnell und einfach managen lassen – häufig sind dafür nur ein paar Fingertipps auf das Smartphone nötig:

• Am Frühstückstisch bestellen wir per App ein Buch, das abends geliefert wird.
• Auf dem Weg zur Arbeit erledigen wir in Sekundenschnelle Bankgeschäfte auf unserem Smartphone.
• Abends informiert uns dasselbe Gerät per Push-Benachrichtigung, dass der Traum-Partner nur noch einen Swipe entfernt ist.

Aber bei einer Bewerbung ticken die Uhren nach wie vor anders. Das ist Talenten immer schwerer zu vermitteln. Unser dringender Rat: Verschlanken Sie Ihre Bewerbungsprozesse und verzichten Sie auf Bewerbungsunterlagen wie das Anschreiben oder das Bewerbungsfoto, denen Sie ohnehin kaum Beachtung schenken, oder die sie sogar negativ in der Personalauswahl beeinflussen. Davon mkönnen alle Seiten nur profitieren.

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