recruiting im Home-Office

 

Nichts ist mehr, wie es vor ein paar Wochen noch war. Gemäßigte Ausgangssperre, arbeiten aus dem Home-Office, größtmögliche Distanz zu Kollegen, Geschäftspartnern und natürlich auch zu Bewerbern. Die Pandemie mit dem Corona-Virus hat in der Arbeitswelt so ziemlich alles auf links gedreht. Damit es nach der Krise aber wieder normal weitergeht, dürfen geschäftskritische Prozesse aber natürlich nicht ruhen. Dazu gehört auch das Recruiting – denn in vielen Bereichen herrscht nach wie vor Fachkräftemangel. Die gute Nachricht: Recruiting lässt sich mit den richtigen Tools auch aus dem Home-Office heraus bestens organisieren. Wir geben Tipps für Ihr erfolgreiches Remote-Recruiting und haben zu jedem Schritt des Recruitingprozesses eine Empfehlung vorbereitet. 

 

Wie funktioniert Recruiting aus dem Home-Office?

Recruiting aus dem Home-Office? Wie soll das bitteschön funktionieren? Recruitingprozesse sind doch schließlich eine Frage vieler Abstimmungen, Absprachen und einer funktionierenden Teamarbeit! Und jetzt soll alles remote, also von zuhause aus, organisiert werden? Bei so manchem Recruiter, der praktisch über Nacht ins Home-Office entsandt wurde, türmen sich im Moment die Fragen im Kopf. Wir wollen diese beantworten.

 

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Keine Sorge: Remote Recruiting funktioniert! Dafür gibt es digitale Helfer, die alles vereinfachen. Im besten Fall sind das Bewerbermanagementsysteme, die alle Funktionen, die wir Ihnen gleich vorstellen, sozusagen unter einem Dach vereinen. Wer nicht über ein solches verfügt, kann sich die entsprechenden Recruiting-Tools aber auch erst einmal behelfsweise selbst zusammenstellen. Es gibt kostenlose oder kostengünstige Alternativen.

 

Recruiting aus dem Home-Office: Vorteile eines Bewerbermanagementsystems

Allerdings muss er dann auf einen entscheidenden Vorteil verzichten, den ein Bewerbermanagementsystem bietet. Hier liegen alle Daten in einem einheitlichen Tool vor und können von dort von allen Beteiligten abgerufen und bearbeitet werden.

Das umfasst diese Schritte: Bewerbungsunterlagen abrufen, checken und bewerten und Talente zum Interview einladen. Sogar das Jobinterview lässt sich über ein Bewerbermanagementsystem führen – so, als wären alle im gleichen Raum. Per Videoschalte. So wird das Recruiting aus dem Home-Office zum Kinderspiel. Das sorgt für höchste Effizienz und Übersichtlichkeit.

Wer stattdessen mehrere Tools nutzt, die nicht miteinander vernetzt sind, muss beim Recruiting aus dem Home-Office zusehen, dass kein Kommunikationschaos und kein Kuddelmuddel in der Datenablage geschieht. Das kann eine Herausforderung werden. Aber es ist möglich!

 

Schritt eins im Recruiting Prozess: Einheitliche Datenablage in der Cloud

In jedem Fall empfiehlt sich, eine einheitliche Datenablage in der Cloud. Das hat den Vorteil, dass Sie alle Informationen zu einem Bewerber einheitlich für alle Beteiligten ablegen können. Jeder hat Zugriff auf die aktuellsten Daten und es geistern nicht verschiedene Excellisten in verschiedenen Versionen in den Postfächern Ihrer Kollegen hin und her. Das ist ungemein wichtig. Denn irgendwann weiß sonst keiner mehr, was eigentlich der letzte Stand der Dinge ist.

Tipp: Legen Sie auf dem Server am besten für jeden Bewerber eine eigene virtuelle Akte an und sammeln Sie darin alle wesentlichen Dokumente. Versehen Sie die Akte mit einem Passwortschutz und geben Sie dieses nur an Berechtigte weiter. Dann ist alles datenschutzkonform. In einem Bewerbermanagementsystem geschieht all das zum Beispiel schon einmal vollautomatisch. Ebenso wie die automatische datenschutzkonforme Löschung der Daten nach Abschluss des Bewerbungsverfahrens. Auch daran sollten Sie denken, wenn sie kein Bewerbermanagementsystem nutzen.

 

Schritt zwei im Online Recruiting: Kommunikation digital abwickeln

Über ein Bewerbermanagementsystem lässt sich außerdem die komplette Kommunikation im Recruiting-Team abwickeln – per Chat, per Direktnachricht und dergleichen. Ohne ein solches Tool, muss eben das unternehmenseigene Chat-, das E-Mail-Programm oder die gute alte Telko herhalten. Hierüber lässt sich zum Beispiel abstimmen, welcher Bewerber zu einem Vorstellungsgespräch eingeladen werden soll oder nicht.

Jetzt denken Sie wahrscheinlich: Spätestens an dieser Stelle findet das Recruiting im Home-Office ein jähes Ende. Weit gefehlt! Denn es gibt auch eine Remote-Lösung für das Jobinterview. Stichwort: Videointerview. Auch mit einer solchen Funktion warten viele Bewerbermanagementsysteme auf.

 

Schritt drei im Recruiting aus dem Home-Office: Das Videointerview

Das funktioniert wie folgt: Der Recruiter versendet einfach einen Einladungslink an alle Beteiligten und diese können sich zur vereinbarten Uhrzeit in das integrierte Videoconferencing-System einloggen. So sitzt man dem Bewerber zwar nicht direkt gegenüber, erhält aber per Videostream einen recht lebensnahen Eindruck, wie das Talent tickt.

Das Videointerview kann sogar aufgezeichnet werden. Das ist praktisch für die Mitglieder im Recruiting-Team, die vielleicht gerade einen anderen Termin haben. Kann ja auch mal im Home-Office vorkommen! Sie können sich die Aufzeichnung mit dem Recruiting Tool dann danach in aller Ruhe anschauen und sich einen ersten Eindruck von dem Talent verschaffen.

 

Die besten Videokonferenz-Tools

Wer noch kein Bewerbermanagementsystem sein Eigen nennt, kann auf Videokonferenz-Tools wie diese ausweichen:

  • GoTo-Meeting
  • WebEx
  • Zoom
  • Skype
  • Google Hangouts
  • Microsoft Teams

 

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Nach dem erfolgreichen Videointerview müssen im nächsten Schritt die Eindrücke von dem Talent bewertet werden. In einem Bewerbermanagementsystem hilft hierbei eine so genannte Interview-Scorecard. Das Prinzip: Das Recruiting-Team legt für jede Stelle individuelle Kriterien fest, die von einem Bewerber erfüllt werden müssen. Innerhalb der Scorecard vergibt es dann ein bis fünf Punkte für jedes Kriterium und bewertet so, ob der Kandidat diese gut, weniger gut oder nicht erfüllt. Nun errechnet das System automatisch, welcher der Kandidaten am besten zum Unternehmen passt oder nicht. Wer kein Bewerbermanagementsystem nutzt, kann die Abstimmung über ein Umfragetool wie doodle erledigen und dann kann auch schon die Zusage-Mail versandt werden. Wir sagen’s doch: Recruiting im Home-Office rocks!

 

Sie wollen jetzt mit Ihrem Recruiting durchstarten und dem Wettbewerb voraus sein, wenn die Konjunktur wieder anzieht? Wir unterstützen Sie gerne dabei. Kontaktieren Sie unser erfahrenes Team jederzeit. Wir beraten Sie kostenlos und unverbindlich!