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Onboarding: Wie geht es in der Pandemie nach der Stellenausschreibung weiter?

Veröffentlicht am 29. April 2020

Drinking Coffee. Phone. Laptop. Sit. Brainstorm.

 

Der Großteil vieler Arbeitnehmer erledigt seine To-do’s aktuell aus dem Home-Office. Das wird auch so bleiben. Auch im Personalmanagement. Im Recruiting geht schon mal vieles digital: Stellenanzeigen schalten, Videointerviews mit Kandidaten führen, sich mit dem Recruiting-Team abstimmen. Aber was passiert, wenn die Entscheidung für einen Kandidaten gefallen ist? Ist dann Schluss? Nein, denn auch das Onboarding kann digital organisiert werden. Wir haben ein paar Punkte zusammengestellt.

 

#1. Digitales Onboarding: Stimmt die technische Infrastruktur?

Die Bundesregierung lockert den Lockdown nur langsam. Nach wie vor sind Arbeitnehmer daher angehalten, ihre Arbeit weitestgehend aus dem Home-Office zu erledigen. Damit stehen Recruiter, die in den letzten Wochen fleißig Personal angeheuert haben, vor einer immensen Herausforderung. Wie sollen die neuen Talente nun an Bord geholt werden? Die Antwort: Onboarding funktioniert auch digital – vorausgesetzt, es ist gut strukturiert. Mit unseren Tipps gelingt’s.

 

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Achtung, damit der neue Mitarbeiter wirklich pünktlich zum ersten Tag starten kann, sind zunächst ein paar technische Vorkehrungen zu treffen:

- Stellen Sie sicher, dass die IT-Abteilung einen Remote-Zugang für den neuen Arbeitnehmer eingerichtet hat.

- Ist der Laptop mit allen wichtigen Programmen ausgestattet ?

- Außerdem muss der Laptop dem Mitarbeiter per Kurier rechtzeitig zugeschickt werden, damit dieser bereits ein paar Tage vor dem Arbeitsantritt testen kann, ob alle Login-Daten funktionieren.

 

#2. Digitales Onboarding beginnt schon vor dem ersten Arbeitstag

Dann kann’s losgehen mit dem digitalen Onboarding. Noch vor dem ersten Tag können dem Mitarbeiter wichtige Informationen in digitaler Form bereitgestellt werden:

- Unternehmensinformationen

- Lagepläne

- Kontakte und Informationen zum Team und anderen Kollegen

- Freizeitangebote

- Unternehmens-Benefits

- Unternehmensziele

- Visionen und Werte

- Der Einarbeitungsplan

- Wichtige Termine

 

#3. Gezielt soziale Kontakte aufbauen

Damit startet das neue Talent nicht ganz unbedarft in den ersten Tag. Die erste Zeit in einem neuen Job dient vor allem dem Socializing. Es geht darum, sich schnell in den Strukturen und Abläufen des neuen Arbeitgebers zurechtzufinden und das eigene Team und die neuen Kollegen kennenzulernen.

 

Das mag per Remote-Zugang etwas herausfordernd sein. Glücklicherweise haben viele  Unternehmen aber ohnehin längst gut strukturierte Onboarding-Prozesse entwickelt. Die meisten Abläufe von ihnen lassen sich problemlos auch digital abwickeln. Wofür gibt es schließlich technische Hilfsmittel wie Videoconferencing-Tools, Chats, Webinare, Projektmanagement-Tools, Präsentationen, Checklisten und, und, und?

 

#4. Ein strukturierter Onboarding-Ablauf ist alles

Das könnte dann in etwa wie folgt aussehen: Am ersten Arbeitstag nimmt der neue Mitarbeiter an verschiedenen Videocalls teil. Der HR-Verantwortliche begrüßt ihn zunächst im (virtuellen) Unternehmen und klärt noch offene administrative Fragen, zum Beispiel: Wie mache ich eine Reisekostenabrechnung? Wie stelle ich einen Urlaubsantrag? Oder wo kann ich Informationen zum Unternehmen jederzeit nachlesen?

 

Es folgt der Austausch mit dem direkten Vorgesetzten. Neben dem ersten allgemeinen Willkommen werden hier nochmals die Abläufe des Onboardings besprochen und Termine und To-do’s geklärt. Am Ende des Calls kann das Team zugeschaltet werden – zu einem ersten gemeinsamen virtuellen Mittagessen. Das mag sich vielleicht erstmal ein wenig komisch anhören, fördert aber das informelle Kennenlernen der Kollegen. Der Neuankömmling soll sich schließlich von Anfang an im Unternehmen wohlfühlen.

 

#5. Einen Buddy an die Seite stellen

Der Rest des Tages gehört der Einführung in das zu bedienende Computersystem. Dazu sollten Arbeitgeber dem Neuankömmling im Unternehmen einen Buddy zur Seite stellen, der hilft, sich in die Arbeitsabläufe einzufinden. Meist handelt es sich dabei um einen Kollegen aus dem Team, der via Screensharing die wichtigsten Funktionen erklärt. Natürlich ist er auch für jede weitere Frage offen: Wer ist im Unternehmen verantwortlich für was? Wie arbeiten Abteilungen zusammen? Was ist dabei zu beachten?

 

#6. Regelmäßig Feedback einholen

Und genauso geht es dann in der kommenden Zeit weiter. Wichtig ist ein regelmäßiger Austausch mit dem Vorgesetzten, der täglich oder alle zwei Tage Feedback einholt, wie das Onboarding läuft, ob es Probleme gibt, die gelöst werden müssen, oder ob der neue Mitarbeiter zusätzliche virtuelle Schulungsmaßnahmen benötigt, um sich besser in die Arbeitsabläufe einzufinden.

 

Gleichzeitig sollte der Vorgesetzte Feedback geben:

- Wie beurteilt er den Onboarding-Prozess?

- Wie schätzt er den Mitarbeiter bislang ein?

- Gibt es Tipps, die er mit ihm teilen möchte?

 

#7. Zur Selbstständigkeit anleiten, aber auch immer wieder nachhaken

Des weiteren vereinbaren Talent und Vorgesetzter jeweils To-do’s, die der neue Mitarbeiter eigenständig bearbeiten soll. Selbstredend sollte der neue Mitarbeiter dann auch nach und nach in anstehende Meetings mit verschiedenen Fachgruppen des Unternehmens und des eigenen Teams einbezogen werden.

 

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Damit sich der neue Kollege nicht allein gelassen fühlt, sollte jederzeit ein Teammitglied oder der Buddy per Chat oder per Videochat zur Verfügung stehen. Auch die Führungskraft sollte sich nicht zu rar machen. Offene Fragen können jederzeit per Screensharing beantwortet und geklärt werden.

 

Unser Tipp an alle Buddys, Kollegen und Führungskräfte: Das neue Talent auch einmal proaktiv fragen, wie es läuft und ob es Hilfe braucht. Das gibt ihm Sicherheit. Besser einmal zu viel als einmal zu wenig mit dem neuen Kollegen telefonieren oder skypen.

 

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