Kompetenzprofile statt Jobtitel: So finden Sie die wirklich passenden Mitarbeiter

Inhalt

1. 1. Das Problem mit den Jobtiteln
   2. Kompetenzprofile: Die Lösung für das Problem
   3. Vorteile eines Kompetenzprofils
   4. Kompetenzmodelle und ihr Hintergrund
   5. Achten Sie auch auf diese Punkte
   6. Der Nutzen für die Personalarbeit
   7. Das Kompetenzprofil in der Stellenausschreibung
   8. FAQ

Wer eine Stelle zu besetzen hat, geht meist so vor: Das Highlight der Ausschreibung ist in der Regel eine attraktive Jobbezeichnung. Und auf die springen oftmals unzählige Bewerber an – nur leider nicht die richtigen. Wir verraten Ihnen, wieso das Recruiting mit stimmigen Kompetenzprofilen so viel erfolgreicher ist.

Lange Zeit lagen „sexy“ Jobbezeichnungen schwer im Trend: Da wurde aus dem Abteilungsleiter mit einem Mal ein Department Director oder Department Supervisor, der kaufmännische Leiter ist nun ein Business Administration Manager. Und Hausmeister gibt es auch schon lange nicht mehr, sie heißen jetzt nämlich häufig Facility Manager. Dies gilt übrigens auch für Müllmänner, die sich nun als Waste Removal Engineer titulieren dürfen.

Jobtitel sind so eine Sache. Nichts ist schließlich leichter und kostengünstiger, als eine Position durch eine schicke Bezeichnung aufzuwerten. Der Mitarbeiter freut sich, schon weil er quasi schlagartig vom Hausmeister zum Manager aufgestiegen ist. Soweit die humorvolle Seite.

Das Problem mit den Jobtiteln

Denn die Kehrseite des Ganzen tritt meist beim Recruiting-Prozess ziemlich deutlich zutage. Sie suchen für die Besetzung einer Arbeitsstelle die richtige Person und verwenden natürlich in der Ausschreibung auch den Jobtitel, der bei Ihnen im Unternehmen verwendet wird oder sich inzwischen in der Branche eingebürgert hat. Hinzu kommt, dass mit diesem Jobtitel bei Ihnen im Unternehmen gewisse Tätigkeiten und Kompetenzen klar gekoppelt sind. 

Und genau hier kommt das Problem: Potenzielle Kandidaten „da draußen“ haben dieses Hintergrundwissen leider nicht und gehen oftmals rein nach dem vollmundigen Jobtitel. Mit entsprechenden Konsequenzen für Sie.

Es ist gar nicht so einfach, wenn Sie sich wieder einmal durch Hunderte von Bewerbungen arbeiten müssen. Nur um am Ende feststellen, dass Sie trotzdem aufs falsche Pferd gesetzt haben. Das kostet jede Menge Zeit, Geld und natürlich auch Nerven. Insbesondere wenn Sie die Stelle womöglich noch ein weiteres Mal ausschreiben müssen.

Kompetenzprofile: Die Lösung für das Problem

Hierbei handelt es sich um einen klaren Fall eines „Kommunikationsknotens“. Die Personen, die Ihre Ausschreibung gelesen haben, finden vielleicht den Jobtitel attraktiv (Wer möchte nicht gerne beruflich aufsteigen?) und verbinden damit etwas ganz anderes als Sie. Selbstverständlich weiß jeder, der eine entsprechende Ausbildung hat, welche Aufgaben generell auf ihn zukommen bei gewissen Berufsbildern, aber das allein ist meist nicht genug. Wer entspricht schon ganz genau dem Standard?

Aus diesem Grund ist es meist deutlich sinnvoller, statt eines „hochtrabenden“ Jobtitels eine möglichst genaues Kompetenzprofil in eine Stellenausschreibung aufzunehmen. So bekommt ein potenzieller Bewerber direkt einen guten Einblick in die künftigen Anforderungen und kann seine Fähigkeiten mit Ihrem Bedarf abgleichen. Es findet also schon eine gewisse Form der Vorauswahl statt.

Vorteile eines Kompetenzprofils

Die Vorteile eines Kompetenzprofils liegen klar auf der Hand: Sie erhalten weniger Bewerbungen, dafür aber mehr passende. Sie müssen weniger Zeit damit verbringen, unpassende Bewerber auszusortieren. Damit haben Sie nämlich ein gutes Raster, um die eingehenden Bewerbungen zu sichten. Der zentrale Gedanke ist dabei: Wer bringt die individuellen Kompetenzen mit, die Sie vorab für die zu besetzende Stelle definiert haben.

Bei einem Kompetenzprofil handelt es sich um eine systematische Aufstellung von Wissen, Fertigkeiten und Fähigkeiten, die Ihr Wunsch-Mitarbeiter mitbringen sollte. Die möglichen Faktoren umfassen folgende Punkte: 

• Fachkompetenz
• Methodenkompetenz
• Kommunikative Kompetenz
• Sozialkompetenz
• Selbstkompetenz
• Interkulturelle Kompetenz
• Digitale Kompetenz

Kompetenzmodelle und ihr Hintergrund

In vielen größeren Unternehmen ist die Erstellung von sogenannten Stellenbeschreibungen oder auch Kompetenzmodellen schon länger Gang und Gäbe. Hierin werden nicht nur die notwendigen Kompetenzen des optimalen Stelleninhabers definiert, sondern auch das erwünschte Verhalten, die zu erzielenden Leistungen sowie der jeweilige Ausprägungsgrad der Kompetenzen. Erstellen Sie eine Prioritätenliste, was ein Mitarbeiter in dieser Funktion unbedingt mitbringen sollte und was wünschenswert wäre, aber vielleicht später noch erlernt werden kann.

Mögliche Ausprägungen sind etwa Erfahrungsstufen, Leistungs-Level oder Dienstgrade. Hierdurch lässt sich eine recht genaue Einschätzung der benötigten Kompetenz(en) gewinnen. Neben jobspezifischen Kompetenzen ist zudem eine Angabe von jobübergreifenden Kompetenzen sinnvoll, denn basierend auf der jeweiligen Unternehmenskultur können diese durchaus variieren. So sind etwa in einer Werbeagentur andere Soft Skills gefragt als in einem metallverarbeitenden Unternehmen.

Auch die Wahl der Sprache, die zur Beschreibung eines solchen Kompetenzmodells genutzt wird, sollte übrigens optimalerweise ebenfalls stimmig sein mit der jeweiligen Unternehmenskultur. So wird das System wirklich kohärent.

Achten Sie auch auf diese Punkte

Wie sieht es mit Aufstiegsmöglichkeiten innerhalb Ihres Betriebes aus? Gibt es Möglichkeiten für Weiterbildung? Auch Homeoffice ist nach der Corona-Pandemie beliebt geworden. Vielleicht gibt es bei der ausgeschriebenen Stelle die Möglichkeit, ein oder zwei Tage in der Woche von zu Hause aus zu arbeiten? Wie sieht es mit Elternzeit aus? Ist so etwas an dieser Stelle problemlos zu realisieren oder wie müsste es geregelt werden?.

Die Crux bei Kompetenzmodellen: diese vielen Fakten aufzuführen, ohne, dass das Ganze komplett ausufert. Aber auch hier gilt, dass die Würze in der Kürze liegt. Deshalb sollte man sich an folgende Grundregeln halten:

• Länge der Beschreibung einer einzelnen Kompetenz: maximal eine halbe A4-Seite 
• Pro Stelle: rund 12 Kompetenzen aufführen
• Systematisch vorgehen: Gliedern Sie die Kompetenzen in Basis- und Fachkompetenzen.

Je präziser Sie ein Kompetenzprofil für den zu besetzenden Posten erstellen und gestalten, umso leichter wird es Ihnen fallen, die richtigen Bewerber zu erreichen. Egal ob es Sprachkenntnisse oder handwerkliche Geschicke sind oder ob besondere Kenntnisse einer bestimmten Software von Vorteil sind oder Maschinen bedient werden müssen etc., gehen Sie wirklich ins Detail.

Der Nutzen für die Personalarbeit

Die gute Nachricht: Einmal erstellt, haben Sie mit so einem Kompetenzmodell ein wertvolles Arbeitsmittel in der Hand, das viele Prozesse immens erleichtern kann, zumal es nicht nur Hard Skills auflistet, sondern auch die zunehmend wichtigeren Soft Skills.

Insbesondere die Personalarbeit wird hiervon nachhaltig profitieren. Denn ein Kompetenzmodell eignet sich beispielsweise für:

• Strukturierung von Mitarbeitergesprächen
• Vorbereitung von Stellenausschreibungen
• Strukturierung von Bewerbergesprächen
• Personalauswahl
• Beförderungen
• Festlegung des Gehalts
• Motivation der Angestellten

Das Kompetenzprofil in der Stellenausschreibung

Wie gelingt nun aber der Transfer vom Kompetenzmodell hin zum Kompetenzprofil in einer Stellenausschreibung? Hier die wichtigsten Aspekte:

• Vermitteln Sie – basierend auf dem Kompetenzmodell – zunächst einmal ein Bild von der Tätigkeit. Wie läuft die Arbeit ab? Was steht im Zentrum? Je bildhafter, desto besser, denn so wird der Leser direkt in die Ausschreibung hineingezogen. Nutzen Sie idealerweise auch die Sprechweise, die Ihre Unternehmenskultur widerspiegelt.
• Im Anschluss folgt eine Auflistung der wesentlichen Tätigkeiten, durch die sich die Stelle auszeichnet. 
• Im nächsten Schritt führen Sie die definierten Hard- und Soft Skills auf.
• Nun stellen Sie Ihr Unternehmen bzw. die Unternehmenskultur vor. Wie ist der Umgang miteinander? Können Mitarbeiter Ideen einbringen oder geht es eher hierarchisch zu? Haben Sie besondere Vergünstigungen zu bieten, die Sie auszeichnen und zu einem attraktiven Arbeitgeber machen?

Zum Abschluss sollten unbedingt noch angeben, welche zusätzlichen Informationen Sie eventuell vom Bewerber wünschen und auch die benötigte Form der Bewerbung. Signalisieren Sie, dass Sie sich auf die Kontaktaufnahme freuen.

FAQ

1. Was ist ein Kompetenzprofil?

Als Kompetenzprofil werden bewerberseitig Aufstellungen von Wissen, Fähigkeiten und Fertigkeiten bezeichnet. Auf Unternehmensseite handelt es sich bei einem Kompetenzprofil um eine detaillierte Beschreibung der internen Arbeitsstellen. Hier wird z.B. definiert, was der Stelleninhaber für Tätigkeiten ausübt, welche Kenntnisse und Fähigkeiten er dafür besitzen muss und auch welchen Kenntnisstand er haben sollte.

2. Warum sollte man ein Kompetenzmodell erstellen?

Eine solche Stellenbeschreibung vereinfacht viele Prozesse im Personalwesen. Speziell bei Bewerbungsverfahren ist ein Kompetenzprofil sehr vorteilhaft, denn die Ausschreibung kann schneller erstellt werden, man findet besser passende Bewerber und das Profil ist eine gute Basis für ein strukturiertes Interview.

3. Was sind Hard Skills und Soft Skills?

Hard Skills sind fachliche Kompetenzen wie:

• Handwerkliches Geschick
• Kaufmännisches Wissen
• Sprachkenntnisse 
• EDV-Kenntnisse
• Führerscheine
• Zusätzliche Qualifikationen

Soft Skills sind dagegen soziale, mentale, emotionale Fähigkeiten, die man nicht unbedingt erlernen kann, also:

• Teamfähigkeit
• Kommunikationsstärke
• Kritik- und Konfliktfähigkeit
• Analytisches Denken
• Flexibilität
• Kreativität
• Empathie
• Organisationstalent
• Belastbarkeit
• Eigenverantwortung 
• Selbstreflektion
• Emotionale Intelligenz 
• Menschenkenntnis
• Reisebereitschaft