Digitales Chaos: Die wichtigsten Survival Tipps

Weihnachten und Neujahr nahen und Arbeitnehmer stellen sich langsam aber sicher auf Besinnlichkeit, Ruhe und Familie ein. Doch in Personalabteilungen herrscht gerade jetzt oftmals noch rege Geschäftigkeit: Jahresendgespräche müssen dokumentiert werden, hier und da gilt es nochmal schnell Stellenanzeigen zu inserieren – so will es die Budgetplanung. Und, und, und. Bei all dem unterstützt Kollege Computer. Doch, wer nicht aufpasst, versinkt mit ihm im digitalen Chaos und verliert den Überblick. Das stressige Jahresende ist geradezu prädestiniert dafür. Tipps für den Endspurt!

Längst haben HR Abteilungen der Zettelwirtschaft und Papierbergen in ihren Büros den Kampf angesagt: Stellenanzeigen werden digital erstellt und gesteuert, Talente per Softwaretool gemanagt, Personaldokumente digital verwaltet. Doch  parallel zu den kleiner werdenden Papierstapeln auf dem Schreibtisch steigt die Flut digitaler Dokumente an.  Es ist vor allem für kleine und mittelständische Unternehmen herausfordernd, hier den Überblick zu wahren.

Denn oftmals können Unternehmen nicht auf eine einheitliche Software zurückgreifen, die alle HR-Bereiche abdeckt, da das schnell den Budget Rahmen sprengen würde. Und so gilt es, Prioritäten zu setzen. Während manche Abläufe noch in Excel-Listen verwaltet werden, werden andere Prozesse von hochmodernen Tools gesteuert. Wie lässt sich hier der Überblick wahren und das digitale Chaos verhindern?

Digitales Chaos: Dokumente ordnen!

Übervolle Terminkalender, permanent hereinrauschende E-Mails, Systembenachrichtigungen – das ist fast überall inzwischen Gang und Gäbe. Ein wichtiger erster Schritt, das digitale Chaos zu vermeiden ist: Ordnung schaffen. Denn nur so lässt sich der Überblick wahren. Insbesondere Personaler sollten sich für einen Weg entscheiden: Digital statt Papier. Das gilt insbesondere dann, wenn nach einem ausgeschriebenen Stelleninserat nach wie vor Papierbewerbungen auf dem Schreibtisch landen und parallel dazu das Bewerbermanagementsystem Interessenten meldet.

Es mag zunächst nach Mehraufwand klingen, reduziert die Arbeit letztlich aber: Recruiter sollten bei Interesse an dem Kandidaten alle Dokumente digital verfügbar machen, sie einscannen und sie am gleichen Ort ablegen, an dem auch die Bewerbungseingänge, die über die digitalen Kanäle reinkamen, lagern.  Das macht langes Suchen im PC oder Wühlen in Papierstapeln überflüssig und hilft, strukturiert vorzugehen.

Digitales Chaos: E-Mails ordnen!

“Pling, pling, pling”: Stark frequentierte Mitarbeiter kann das Dauerbimmeln ihres E-Mail Clients schwer zu schaffen machen. Immer wieder meldet das Ding Handlungsbedarf an. Und die Masse an Nachrichten nimmt praktisch von Sekunde zu Sekunde zu. Auch hier ist es sinnvoll, Vorkehrungen zu treffen, will man nicht immer wieder im Arbeitsfluss unterbrochen werden. Denn die eingehende E-Mail-Flut lenkt ab von der eigentlichen Arbeit. Im schlimmsten Fall versucht man beides parallel zu bewältigen. Doch nur die wenigsten von uns sind wirklich multitaskingfähig und so kann es passieren, dass Informationen  vorschnell oder an den falschen Personenkreis versendet werden, um Ruhe zu haben.

Das kann den Stress aber erheblich verstärken. Denn im schlimmsten Fall gelangen sensible Daten in die Hände der falschen Personen.  Daher sind folgende Punkte sehr wichtig:

• Der E-Mail Client sollte in hochkonzentrierten Arbeitsphasen ausgeschaltet werden und die zwischenzeitlich eingegangenen Nachrichten mehrmals am Tag geclustert bearbeitet werden. Das sorgt dafür, dass jede Aufgabe mit der dafür notwendigen Ruhe erledigt wird.
• Wichtig ist auch, die Nachrichten nach Bedeutung zu sortieren: Was bedarf keiner Verzögerung, was hat noch Zeit? Das schafft die Sicherheit, nichts Dringendes übersehen zu haben.
• Überflüssige Infomails und Newsletter vergrößern die tägliche E-Mail-Flut und machen den Posteingang extrem unübersichtlich. Insofern ist es sinnvoll, hier aufzuräumen, und jene Informationen abzubestellen, die man nicht wirklich braucht.

Digitales Chaos: Datenschutz nicht vergessen!

Von besonderer Bedeutung ist es auch, das Thema Datenschutz  nicht zu vergessen. Ist das E-Mail-Passwort sicher, werden E-Mails verschlüsselt versendet? Sind alle anderen Passworte sicher, sodass sensible Daten nicht von Hackern abgegriffen werden können? Werden Daten auf sicheren Servern gehostet?

Denn je mehr Schnittstellen Unternehmen durch Smarte Technologien und Smart Services öffnen, umso mehr Angriffsflächen bieten sich auch für Erpresser, Spione und Saboteure. Und im Zuge der digitalen Transformation ist diese Tendenz kontinuierlich steigend und keinesfalls rückläufig. Doch bei vielen Unternehmen scheint diese Kunde noch nicht angekommen zu sein.

Das zumindest legt der aktuelle Cyber Security Report 2015 vom Institut für Demoskopie Allensbach und vom Centrum für Strategie und Höhere Führung Bodman im Auftrag der Deutschen Telekom nahe. Obgleich 90 Prozent aller Unternehmen angegriffen würden, schützten sich nur 60 Prozent hinreichend heißt es hier. Das sind alarmierende Zahlen. Denn ohne die entsprechende Vorkehrungen, müssen sich Firmen nicht nur vor dem digitalen Chaos, sondern vor der  digitalen Katastrophe fürchten.

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