Der Talentpool: Freie Stellen schneller und besser besetzen

Inhalt

• Was ist eigentlich ein Talentpool?
• Die Vorteile eines Talentpools
• Wie baut man einen Talentpool auf?
• Pflege und Management des Talentpools
• Der Talentpool: Herausforderungen und Lösungen
• Fazit: Mit Talentpool erfolgreicher rekrutieren

Wie halten Sie es mit interessanten Bewerbern, wenn leider gerade nicht die passende Stelle frei ist? Landen die Unterlagen in einer unübersichtlichen Papier-Wiedervorlage oder nutzen Sie bereits einen Talentpool? Erfahren Sie, warum ein Talentpool die Lösung für viele Recruiting-Probleme ist, und was Sie wissen müssen, um einen Talentpool optimal zu verwalten und zu nutzen.

Was ist eigentlich ein Talentpool?

Lange Jahre gab es in vielen Personalabteilungen maximal lediglich eine Papier-Wiedervorlage, in der vielversprechende Bewerbungen landeten, wenn gerade keine entsprechende Stelle frei war. Mit den entsprechenden Problemen: Die Unterlagen waren meist nicht mehr auffindbar, wenn dann doch endlich eine Position zu besetzen war. Oder man hatte den Bewerber schlicht vergessen. Sehr ärgerlich.

Inzwischen hat sich hier zum Glück einiges getan. Immer mehr HR-Bereiche setzen auf die sogenannten Talentpools, um attraktive Bewerber zu verwalten. Bei einem Talentpool handelt es sich um strategisches HR-Instrument, das dabei hilft, die Daten von qualifizierten Kandidaten zu speichern, sie bei Bedarf zu identifizieren und gegebenenfalls auch zu rekrutieren. Möglich machen dies spezielle Verzeichnisse oder Datenbanken. Dabei ist von Vorteil, dass zahlreiche Anbieter von HR-Software auch digitale Lösungen für Talentpools im Portfolio haben.

In dieser Datenbank werden vielversprechende Kandidaten, die für zukünftige Stellenangebote im Unternehmen infrage kommen könnten, gesammelt. Gespeist wird dieser Talentpool einerseits durch eigeninitiativ eingehende Bewerbungen. Andererseits werden hier Kandidaten aufgenommen, die z.B. vom Recruiting-Team aktiv angesprochen worden sind und Interesse bekundet haben. Beispielsweise auf Social Media oder auf Karrieremessen. und in den Pool aufgenommen werden.

Der entscheidende Vorteil eines Talentpools ist es, dass ein Unternehmen so stets eine vorselektierte Gruppe von qualifizierten Kandidaten in petto hat, wenn Stellen zu besetzen sind. Dies kann einerseits die Dauer bis zur Stellenbesetzung deutlich verkürzen, andererseits ist dieses Verfahren deutlich kosteneffizienter. Denn aufwendiges Recruiting kann dann gegebenenfalls komplett entfallen.

Die Vorteile eines Talentpools

Neben der bereits erwähnten Zeitersparnis in Bezug auf den Rekrutierungsprozess bietet ein Talentpool noch weitere entscheidende Vorteile.

So kann sich beispielsweise der Zugriff auf vorselektierte Talente insbesondere dann als echter Vorteil erweisen, wenn Personal für zeitkritische Projekte benötigt wird. Schließlich kann hierdurch das Recruiting gewissermaßen übersprungen werden. Stattdessen können sich die Verantwortlichen gleich mit einem optimal geeigneten Kandidaten in Verbindung setzen. So ist die Abwicklung von kritischen Projekten sichergestellt.

Ein weiterer wesentlicher Pluspunkt eines Talentpools ist eine deutliche Qualitätssteigerung in Bezug auf die Kandidaten. Möglich macht dies das kontinuierliche Sammeln von attraktiven Bewerbungen und eine fortlaufende Evaluierung. Voraussetzung dafür ist natürlich eine kontinuierliche Pflege der Datenbank. Schließlich sollten die Informationen stets auf dem neuesten Stand gehalten, bei Bedarf ergänzt oder aber bereinigt werden. Dazu ist auch eine regelmäßige Kommunikation mit den Kandidaten sinnvoll.

In diesem Zusammenhang ergibt sich noch ein weiterer entscheidender Punkt: Ein Talentpool ist nämlich ebenfalls ein wichtiges Tool, um Branding zu betreiben und das eigene Unternehmen positiv darzustellen. So fühlen sich Kandidaten, die in den Talentpool aufgenommen werden, wertgeschätzt. Deshalb sollte auch auf keinen Fall versäumt werden, die entsprechende Erlaubnis einzuholen. Dieser positive Kontakt mit dem Unternehmen setzt sich weiter fort, denn um die Bewerber-Daten im Talentpool aktuell zu halten, erfolgt eine regelmäßige Kommunikation. So entsteht eine echte Beziehung zwischen dem Unternehmen und den Kandidaten.

Wie baut man einen Talentpool auf?

Um einen Talentpool aufzubauen, sollte man mehrschrittig vorgehen. Je genauer und gezielter man hier vorgeht, desto besser ist die Qualität des Talentpool und desto mehr profitiert das HR von diesem Tool.

Zunächst einmal sollte man sich eingehend Gedanken darüber machen, welche Kompetenzen und Qualifikationen generell im Unternehmen und auf den einzelnen Positionen benötigt werden. Im Umkehrschluss können Sie folgern, welche Zielgruppen für das Unternehmen und damit die Aufnahme in die Kandidaten-Datenbank überhaupt infrage kommen. Sind Sie verstärkt auf der Suche nach Vertrieblern, Softwareentwicklern, Technikern, Verwaltungskräften oder anderen Berufsgruppen? Benötigen interessante Kandidaten branchenspezifische Kenntnisse oder legen Sie auf andere Kompetenzen Wert?

Im nächsten Schritt sollte dann eine kontinuierliche aktive Ansprache von potenziellen Talenten erfolgen. Dabei gibt es eine Vielzahl an Optionen, in Abhängigkeit von den vorher definierten Kandidaten-Zielgruppen. Nutzen Sie die Möglichkeiten, die soziale Netzwerke, Karrieremessen, Tagungen, Vortragsveranstaltungen und andere Kanäle bieten, um mit vielversprechenden Talenten in Kontakt zu kommen. Signalisieren diese Interesse an Ihrem Unternehmen und an einer Mitarbeit, dann sollten Sie sie – das Einverständnis vorausgesetzt – in den Talentpool aufnehmen. Optimal ist es an dieser Stelle, wenn Sie eine HR-Software-Lösung verwenden, die auf ein modernes Bewerbermanagement ausgerichtet ist. Hier gehören Talentpool-Funktionen bei den meisten inzwischen zum Standard. Derartige Anwendungen punkten mit Möglichkeiten, u.a. mit den Optionen, die Daten zu sortieren, zu filtern oder zu kategorisieren.

Generell sollte man den Talentpool von vornherein in die Recruiting-Strategie des Unternehmens integrieren. Er ist ein dynamischen Projekt, das beständig ergänzt und aktualisiert werden sollte.

Pflege und Management des Talentpools

Häufig wird der Talentpool zwar aktiv „befüllt“, doch die regelmäßige Datenpflege wird vergessen. Ein entscheidender Fehler! Schließlich sind die Daten nur dann wirklich wertvoll, wenn sie aktuell sind. Verlässt man sich darauf, ein interessantes Talent in petto zu habend und kontaktiert dies Monate später, wenn eine Stelle schnell besetzt werden muss, kann dies auch enttäuschend enden. Immerhin könnte der Kandidat in der Warteschleife zwischenzeitlich eine Stelle bei einer anderen Organisation angenommen haben.

Insofern sollte ein regelmäßiger Kontakt zu den potenziellen Kandidaten gepflegt werden. Dies garantiert, dass die Profile im Talentpool auf dem aktuellen Stand und relevant sind, und Sie signalisieren zugleich Ihr nach wie vor bestehendes Interesse an den Talenten, was diese sicherlich als positiv und wertschätzend empfinden. Halten Sie sie beispielsweise per Newsletter über Unternehmensneuigkeiten auf dem Laufenden, weisen Sie sich auf alternative Karrieremöglichkeiten hin oder informieren Sie sie über Events, die die Talente interessieren könnten.

Darüber hinaus sollten Sie die Daten Ihres Talentpools nach Fähigkeiten, Erfahrungen und Verfügbarkeiten segmentieren. Dies stellt sich, dass im Fall der Fälle gezielt und schnell auf passende Kandidaten zurückgegriffen werden kann. Auch wenn es gerade nicht „brennt“ in Bezug auf die Stellenbesetzung, ist meist abzusehen, wenn künftig eine Position frei werden könnte oder aber eine Stelle komplett neu geschaffen wird. Ein gut gepflegter Talentpool wird deshalb regelmäßig daraufhin überprüft, welche Talente hierfür infrage kommen könnten. Werden diese zeitnah zu Vorstellungsgesprächen eingeladen, ist in der Akutphase eine schnellere Stellenbesetzung realisierbar, denn dann ist eine Abkürzung des Bewerbungsverfahrens möglich.

Der Talentpool: Herausforderungen und Lösungen

Trotz aller Euphorie sollte man stets bedenken, dass ein wirklich guter, optimal gepflegter Talentpool durchaus auch einiges abverlangt. Schon allein die erforderliche regelmäßige Datenpflege und -strukturierung kann eine Herausforderung für die Zuständigen im HR sein. Hierfür müssen Ressourcen und genügend Zeit eingeplant werden, nur wenn der Talentpool wirklich als prioritäres Projekt angesehen wird, kann er seinen Zweck wirklich erfüllen. Je mehr hier insofern auf Automatisierung gesetzt wird, desto besser. Die Nutzung einer entsprechenden HR-Software erweist sich hier als echte Arbeitserleichterung für das Personalmarketing.

Ein weiterer häufiger Stolperstein in Bezug auf die Einrichtung und Pflege eines Talentpools ist der Datenschutz. Es sollte selbstverständlich sein, dass auch hier die Datenschutzrichtlinien (z.B. DSGVO) sorgsam eingehalten werden. Dazu gehört auch, mögliche Kandidaten eingehend darüber aufzuklären, wie ihre Daten gespeichert und verwendet werden, und natürlich deren Zustimmung dazu einzuholen.

Fazit: Mit Talentpool erfolgreicher rekrutieren

Die moderne Personalbeschaffung kommt ohne einen gut gepflegten Talentpool eigentlich kaum noch aus. Immerhin kann er sich im Kampf um qualifizierte Kandidaten als echter Wettbewerbsvorteil erweisen. Wer kennt es nicht? Ein Top-Talent wurde für eine bestimmte Stelle nicht ausgewählt, doch es ist abzusehen, dass demnächst eine 100% passende Position frei werden wird. Wer den Kandidaten einfach mit einer Absage ziehen lässt, riskiert, dass ihn die Konkurrenz direkt vor der eigenen Nase wegschnappt. Eine vertane Chance!

Insofern kann sich ein Talentpool als wertvolle Ressource erweisen. Nicht nur, weil man so Zeit und Kosten bei der Rekrutierung spart, sondern ebenso, weil mithilfe dieses Tools die Qualität von Neueinstellungen deutlich verbessert werden kann und zudem die Bindung zu potenziellen Kandidaten gestärkt wird. Für smarte Recruiter ist der Talentpool inzwischen einfach ein Must-have!