Das Telefoninterview: Ihr Leitfaden für den perfekten Ablauf

Viele Personalsuchende schwören auf das Telefoninterview. Im Recruitingprozess erfolgt es vor dem eigentlichen Jobinterview. Aber warum? Was ist Sinn der Sache und was ist zu beachten? Fragen über Fragen. Diese klären wir in diesem Artikel.

Definition: Was ist ein Telefoninterview?

Der Name sagt es schon: Ein Telefoninterview ist ein Jobinterview, das telefonisch geführt wird. Es erfolgt meist vor einem klassischen Vorstellungsgespräch und dauert in der Regel nicht länger als eine viertel Stunde. Ziel ist es, sich einen schnellen ersten Eindruck darüber zu verschaffen, ob ein Talent prinzipiell für eine Stelle geeignet ist und zum ausführlichen Jobinterview ins Unternehmen eingeladen werden sollte.

Die Vorteile eines Telefoninterviews

Damit liegen die Vorteile eines Telefoninterviews eigentlich schon auf der Hand. Indem Sie vorab telefonisch „auf kurzem Dienstweg“ klären, ob ein Talent wirklich zu Ihrem Unternehmen passt, laden Sie keine falschen KandidatInnen zum ausführlichen Jobinterview ein. So sparen Sie viel Zeit und damit auch Geld. Immerhin ist die Vorbereitung auf ein Vorstellungsgespräch oft sehr zeitintensiv und diese fällt nur dann an, wenn ein Talent Sie im Telefoninterview wirklich überzeugt.

Und gerade, wenn bei Ihnen eine große Zahl an Bewerbungen eingeht, ist das Telefoninterview das perfekte Tool, um die Spreu vom Weizen unter den KandidatInnen zu trennen. Sie lernen mit wenig Aufwand viele Talente in kurzer Zeit kennen und können gezielt eine fundierte Entscheidung treffen, wer in die engere Wahl kommen soll.

Welche Einsichten fördert ein Telefoninterview

Unterschätzen Sie nicht, wieviel Sie bereits in einem kurzen Gespräch mit Talenten erfahren können. Sie können darin nicht nur fachliche Sachverhalte abfragen. Sie lernen auf der Tonspur auch viel über die Persönlichkeit der Kandidatin oder des Kandidaten. Denn die Stimme transportiert viele Informationen.

• Der Klang der Stimme entlarvt zum Beispiel schon nach wenigen Worten, ob der oder die RednerIn ängstlich oder entschlossen, erregt oder gelassen, kompetent oder überfordert ist: Wer zum Beispiel Angst oder Aufregung empfindet, spricht schnell, hoch und atmet oft. Wer hingegen die Situation im Griff hat, spricht langsam, tiefer und atmet seltener.
• Auch das Alter bleibt Ihnen nicht verborgen: Ältere Menschen haben in der Regel eine tiefere und oft auch etwas kratzigere Stimme als jüngere Personen.
• Verwendet die Person Ausdrücke aus einem Dialekt oder spricht mit einem landestypischen Akzent? Dann erfahren Sie in dem Gespräch so einiges über ihre Herkunft.
• Und: Je nachdem, wie spontan und eloquent und fundiert das Talent auf Ihre Fragen reagiert, können Sie daran ablesen, ob es intellektuell den Anforderungen einer Stelle entspricht.

Die Stimme ist also so etwas wie die Visitenkarte eines Talents. Und um aus dem Gehörten die richtigen Schlussfolgerungen zu ziehen, braucht es nicht viel oder eigentlich gar keine Übung. Schon im Kindesalter hören wir an der jeweiligen Stimmlage, ob Mutter oder Vater zum Beispiel gestresst oder entspannt sind und noch so vieles mehr.

Das Telefoninterview: Spontan oder geplant?

Aber wie ist das nun? Verabredet man sich eigentlich zu einem Telefoninterview oder sollten Sie spontan zum Hörer greifen? Das bleibt Ihnen überlassen. Spontane Telefoninterviews haben den Vorteil, dass sich Bewerbende nicht vorbereiten können und Sie auf diese Weise ein authentischeres Bild erhalten.

Der Nachteil ist allerdings: Sie könnten den oder die KandidatIn in einer eher ungünstigen Situation erreichen. Zum Beispiel an seinem gegenwärtigen Arbeitsplatz. Das kann zu einer unangenehmen Gesprächssituation führen, weil der oder die GesprächspartnerIn nicht frei sprechen kann.

Daher sollten Sie, wenn Sie sich für die spontane Variante entscheiden, zuallererst fragen, ob es dem Gegenüber am Telefon gerade passt, oder ob man sich zu einem anderen Zeitpunkt noch einmal kurzschließen sollte. Oder Sie vermeiden derart peinliche Situationen von vornherein, indem Sie das Telefoninterview per E-Mail ankündigen und mit dem Talent einen Zeitpunkt verabreden, zu dem es für beide Seiten passt.

Wie läuft das Telefoninterview ab?

Kommen wir nun zum Ablauf des Telefoninterviews. Meist ist es wie folgt aufgebaut:

• Sie stellen sich vor: Sie sind der- oder diejenige, die das Gespräch führt und stellen zunächst sich und Ihr Unternehmen kurz vor. Das hat den Vorteil, dass das Talent in der ersten Phase des Telefoninterviews eine kurze Ruhepause bekommt und langsam in das Gespräch hineinfindet. Falls es nervös ist, kann es sich beruhigen. Danach geht der Ball an den oder die BewerberIn, der oder die sich nun kurz vorstellt.
• Der Fragenteil: Jetzt, da Sie einander ein wenig kennengelernt haben, ist der Fragenteil angesagt. Erfragen Sie nun die Dinge, die Sie am meisten interessieren, oder die in der Bewerbung gefehlt haben. So erhalten Sie ein umfassenderes Bild von dem Talent. Diese Fragen können Sie zum Beispiel im Telefoninterview klären: Was hat den Ausschlag für die Bewerbung gegeben? Oder: Welche Eignung bringt das Talent mit?
• Klären Sie Formalitäten: Wenn Sie grundlegendes Interesse an dem Talent haben, können Sie auch schon ein paar Formalitäten klären: Wann könnte ein oder eine BewerberIn frühestens mit der Arbeit beginnen? Welche Gehaltsvorstellung hat er oder sie?
• Fragen des Talents: Jetzt, da Sie so viel von dem Talent in Erfahrung gebracht haben, sollten Sie diesem auch die Möglichkeit geben, Rückfragen zu stellen.
• Gesprächsabschluss: Nun sollten Sie das Gespräch langsam abschließen. Geben Sie noch eine kurze Rückmeldung, wie der Bewerbungsprozess weitergeht und wann das Talent mit einer Rückmeldung rechnen kann, ob es zu einem Jobinterview eingeladen wird. Verabschieden Sie sich anschließend höflich voneinander.

Noch ein paar Tipps, die Sie beachten sollten: Achten Sie während des Gesprächs darauf, langsam und deutlich zu reden. Lassen Sie Bewerbende außerdem immer aussprechen und fallen ihnen nicht ins Wort. Und: Fragen Sie höflich nach, wenn Sie etwas nicht verstanden haben sollten.

 Wie können Sie sich auf ein Telefoninterview vorbereiten?

Wenn wir Ihnen noch einen Tipp ans Herz legen dürfen: Bereiten Sie sich auf jedes Gespräch gut vor und überlassen Sie nichts dem Zufall. Bedenken Sie, dass nicht nur der oder die KandidatIn sich bei Ihnen bewirbt, sondern auch Sie sich bei dem Talent. Sie haben schließlich großes Interesse daran, eine offene Vakanz möglichst schnell zu besetzen und das steht und fällt mit Ihrem Auftreten. Sie repräsentieren in dem Telefoninterview Ihren Arbeitgeber. Alles, was Sie tun, fällt auf Ihr Unternehmen zurück. Daher sollte alles so professionell wie möglich ablaufen.

Was für ein gutes Telefoninterview wichtig ist:

• Notieren Sie sich alle Fragen, die Sie während des Gesprächs stellen wollen. So vergessen Sie nichts.
• Lesen Sie nochmals den Lebenslauf des Talents durch und drucken ihn sich aus. So haben Sie ihn während des Gesprächs parat und können gezielt auf verschiedene Stationen eingehen.
• Schauen Sie nochmal auf Xing oder LinkedIN, welche Informationen Ihr oder Ihre GesprächspartnerIn hier hinterlegt hat. Vielleicht ergeben sich hieraus noch Fragen, die Sie ihm oder ihr stellen können.
• Machen Sie einen Technikcheck. Funktioniert alles reibungslos? Hat Ihr Mobil- oder Festnetztelefon genug Akku?
• Vermeiden Sie während des Gesprächs Hintergrundgeräusche und führen Sie es in möglichst ruhiger Atmosphäre. Alles andere lenkt Sie und Ihren oder Ihre GesprächspartnerIn ab.

Fazit

Ein Telefoninterview ist ein wichtiger Teil des Recruiting-Prozesses und oft der erste Schritt, um sich einen ersten persönlichen Eindruck von einem Talent zu machen. Laden Sie die Talente, die am Telefon am meisten überzeugen zum Vorstellungsgespräch ein lernen Sie sie noch näher kennen sollten. Der erste Eindruck am Telefon trügt erfahrungsgemäß nur selten.

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