Das Fehlzeitengepräch: Ihre 10-Schritte-Anleitung

Fehlzeiten sind ein Problem, mit dem Unternehmen jeden Tag konfrontiert sind. Die Abwesenheit von Mitarbeitern kann zu Produktivitätseinbußen, schlechtem Kundenservice und sogar zu Gewinneinbußen führen. Um dieses Problem zu lösen, führen viele Unternehmen Fehlzeitengespräche durch. Die Durchführung eines Fehlzeitengesprächs ist eine gute Möglichkeit, den Gründen für die häufigen Krankmeldungen Ihrer Mitarbeiter auf den Grund zu gehen. Indem Sie die richtigen Fragen stellen, können Sie die Faktoren ermitteln, die zu den Fehlzeiten beitragen, und Wege finden, diese zu beseitigen. In diesem Blogbeitrag erläutern wir die Schritte für die Durchführung eines Fehlzeitengesprächs und was dabei zu beachten ist. Fangen wir an!

Fehlzeiten: Weshalb Sie sich mit Ihnen beschäftigen sollten

Fehlzeiten können sowohl für Arbeitgeber als auch für Arbeitnehmer eine Reihe von negativen Folgen haben. Für Unternehmen können Fehlzeiten zu Produktivitätsverlusten, schlechterer Arbeitsmoral und höheren Kosten führen. Wenn Mitarbeiter regelmäßig abwesend sind, kann es für das Team schwierig sein, effektiv zu arbeiten und Fristen einzuhalten. Darüber hinaus können Fehlzeiten eine Belastung für andere Mitarbeiter darstellen, die für die Ausfälle aufkommen müssen. Dies kann dazu führen, dass sie nachtragend werden und sich weniger für ihre Arbeit engagieren. Außerdem können sich Fehlzeiten negativ auf den Kundenservice auswirken und Sicherheitsprobleme verursachen. Aus all diesen Gründen liegt es auf der Hand, dass Fehlzeiten ein ernstes Problem sind, mit dem sich Unternehmen auseinandersetzen müssen. Daher ist es für sie wichtig, die Gründe für Fehlzeiten zu kennen und Maßnahmen zu ergreifen.

Fehlzeiten: Offene und versteckte Anzeichen

Es gibt sowohl offene als auch versteckte Anzeichen für Fehlzeiten, und es ist wichtig, sich beider bewusst zu sein, um Maßnahmen ergreifen zu können.

Offene Anzeichen für Fehlzeiten sind z. B., dass sich Mitarbeiter häufiger als üblich krank melden, mehr Urlaubstage als üblich nehmen oder regelmäßig zu spät kommen und früher gehen. Versteckte Anzeichen sind subtiler und können ein Nachlassen der Arbeitsqualität oder -quantität, eine geringere Motivation oder ein geringeres Engagement, längere Pausen oder mehr Zeit für persönliche Telefongespräche umfassen. Wenn Sie eines dieser Anzeichen bei Ihren Mitarbeitern feststellen, ist es wichtig, sofort zu handeln. Sprechen Sie das Problem direkt mit dem betreffenden Mitarbeiter an und versuchen Sie, die Ursache des Problems zu ermitteln. In einigen Fällen kann die Abwesenheit auf ein echtes Gesundheitsproblem oder einen familiären Notfall zurückzuführen sein. In anderen Fällen kann es sich jedoch um ein größeres Problem handeln, z. B. Unzufriedenheit mit dem Arbeitsplatz oder Konflikte mit Kollegen. Durch frühzeitiges Eingreifen können Sie verhindern, dass sich Fehlzeiten zu einem größeren Problem in Ihrem Unternehmen entwickeln.

In 10 Schritten ein Fehlzeitengespräch halten

Vor dem Fehlzeitengespräch

• Der erste Schritt vor dem Gespräch besteht darin, die Anwesenheitsrichtlinien zu überprüfen und sicherzustellen, dass der Mitarbeiter die Erwartungen kennt. Sie sollten auch die Anwesenheitslisten einsehen, damit Sie bestimmte Daten und Abwesenheiten besprechen können. 

Während des Fehlzeitengesprächs

• Wenn es zum Gespräch kommt, ist Vertraulichkeit wichtig. Das Fehlzeitengespräch sollte unter vier Augen geführt werden, und alle Notizen, die gemacht werden, sollten sicher aufbewahrt werden. 

• Es ist wichtig, dass Sie bei diesem Gespräch respektvoll und verständnisvoll sind und dass Sie sich klar und deutlich ausdrücken.

• In vielen Fällen gibt es triftige Gründe für Fehlzeiten. Wenn die Abwesenheit jedoch übermäßig ist oder wenn es Muster von Missbrauch gibt, kann es notwendig sein, disziplinarische Maßnahmen zu ergreifen. Dazu aber später mehr. 

• Wichtig ist, besonders zu vermeiden, Vermutungen über die Motive oder Gründe des Mitarbeiters für seine Abwesenheit anzustellen. Stattdessen sollten Sie Fragen stellen und dem Mitarbeiter die Möglichkeit geben, seine Situation zu erklären. 

• Schließlich sollten Sie darauf vorbereitet sein, Lösungen oder Ressourcen anzubieten, die dem Mitarbeiter helfen können, sein Abwesenheitsproblem zu lösen. 

• Wenn die Entschuldigung des Mitarbeiters nicht zufriedenstellend ist, lassen Sie ihn wissen, dass ihre Abwesenheit Probleme für das Team verursacht und dass sie sich verbessern muss. Legen Sie klare Erwartungen an die Anwesenheit fest.

Nach dem Fehlzeitengespräch

Nach dem Gespräch über Fehlzeiten ist es wichtig, einige Schritte zu unternehmen, um die Situation zu verbessern. 

• Zunächst sollten Sie mit dem Mitarbeiter die Anwesenheitspolitik des Unternehmens besprechen. Es ist wichtig, dass er sich der Konsequenzen seines Handelns bewusst ist und die Erwartungen für die Zukunft kennt. 

• Als Nächstes entwickeln Sie gemeinsam mit dem Mitarbeiter einen Plan, um die zugrunde liegenden Probleme anzugehen, die zu Fehlzeiten führen. Dazu kann es gehören, den Zeitplan zu ändern oder eine Lösung für die Kinderbetreuung zu finden. 

• Schließlich sollten Sie sich regelmäßig bei dem Mitarbeiter melden, um sicherzustellen, dass er sich an den Plan hält. Durch diese Schritte können Sie die Anwesenheit verbessern und künftige Fehlzeiten verhindern.

Es liegt kein triftiger Grund für die Fehlzeiten vor

Wird allerdings festgestellt, dass kein triftiger Grund vorliegt, muss der Arbeitgeber disziplinarische Maßnahmen gegen den Arbeitnehmer ergreifen. 

Der erste Schritt in diesem Verfahren besteht darin, dem Arbeitnehmer eine schriftliche Abmahnung zu erteilen. In dieser Abmahnung werden der Verstoß und die Konsequenzen für den Fall eines weiteren Verstoßes gegen die Unternehmensrichtlinien dargelegt. Der nächste Schritt besteht darin, den Mitarbeiter auf Bewährung zu setzen. Diese dauert in der Regel zwischen sechs Monaten und einem Jahr. Während dieser Zeit wird der Mitarbeiter genau beobachtet, und jeder weitere Verstoß führt zur sofortigen Kündigung. Bleibt der Mitarbeiter auch nach der Probezeit weiterhin unentschuldigt fern, wird ihm gekündigt.

Fazit 

Frühzeitiges Erkennen und Eingreifen bei Fehlzeiten ist der Schlüssel, um zu verhindern, dass sie zu einem größeren Problem werden. Wenn ein Mitarbeiter Anzeichen von häufigen Fehlzeiten zeigt, ist es wichtig, dass das Unternehmen mit ihm zusammenarbeitet, um die Ursache zu ermitteln und eine Lösung zu finden oder auch disziplinarische Maßnahmen ergreift. Sie brauchen Unterstützung beim Führen des Gesprächs? Wie Sie gute Mitarbeitergespräche führen, erfahren Sie hier.

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