Remote Recruiting – Recruiting im Home-Office: Die besten Tipps!

Recruiting im Homeoffice, auch Remote-Recruiting genannt, funktioniert mit der richtigen Organisation und Vorgehensweise sehr effizient. Wir geben Tipps für Ihr erfolgreiches Remote-Recruiting.

Warum ist Remote-Recruiting gerade jetzt wichtig?

Das Corona-Virus hat die ganze Welt weiterhin fest im Griff. Nach großzügigen Lockerungen im Sommer befindet sich derzeit praktisch ganz Europa wieder im Lockdown. Wie lange dieser andauern wird, ist ungewiss. Nur eines ist sicher: Im virtuellen Raum ist das Virus unschädlich. Daher arbeiten viele Arbeitnehmer derzeit von zuhause aus. Auch das Recruiting wird in den heimischen vier Wänden gemanagt. Stichwort: Remote-Recruiting oder Recruiting im Homeoffice.

Keine Sorge: Remote Recruiting funktioniert! Dafür gibt es digitale Helfer, die alles vereinfachen. Im besten Fall sind das Bewerbermanagementsysteme, die alle Funktionen, die wir Ihnen gleich vorstellen, sozusagen unter einem Dach vereinen. Wer nicht über ein solches verfügt, kann sich die entsprechenden Recruiting-Tools aber auch erst einmal behelfsweise selbst zusammenstellen. Es gibt kostenlose oder kostengünstige Alternativen.

Was ist Remote-Recruiting? Eine Definition.

 Remote-Recruiting heißt auf deutsch übersetzt so etwas wie „Personalbeschaffung aus der Ferne“. Sprich: Das Anheuern und das Einstellen neuer Mitarbeiter läuft nicht von Angesicht zu Angesicht, sondern erfolgt unter räumlicher Distanz. Dazu kommen verschiedenste Tools zum Einsatz: Angefangen mit dem Telefon bis hin zur Videokonferenz-Software. 

Welche Vorteile hat Remote-Recruiting?

 Remote-Recruiting vereint so manchen Vorteil auf sich: 

• Flexibilität: Recruiting kann an jedem Ort stattfinden – aktuell aus dem Homeoffice heraus, perspektivisch aber auch auf Geschäftsreisen, an unterschiedlichen Unternehmensstandorten oder vom Zweitwohnsitz des Recruiters aus.
• Zeitliche Unabhängigkeit: Viele Aufgaben im Remote-Recruiting können zeitlich relativ frei eingeteilt werden, wenn es sich nicht um termingebundene To Do’s wie Jobinterviews handelt. Der Recruiter hat jederzeit Zugriff auf alle wesentlichen Informationen und kann Prozesse bearbeiten, wann er will oder wenn es am besten passt. 
• Größeres Tempo bei Abstimmungen: Recruiting-Teams sind praktisch rund um die Uhr virtuell miteinander vernetzt, was die Abstimmung untereinander erleichtert. Diese kann dank des Einsatzes von Messengern oder Abstimmungstools auch zeitversetzt stattfinden. Das erspart langwierige Terminfindungsorgien für Meetings und geht mit einer erheblichen Effizienz einher.  
• Höhere Verfügbarkeit der Bewerber: Da auch Jobinterviews beim Remote-Recruiting im virtuellen Raum stattfinden, sind Bewerber schneller und flexibler verfügbar, denn lange An- und Abreisen entfallen. Stattdessen stehen sie sozusagen auf Knopfdruck zur Verfügung. 
• Realistischerer Eindruck: Da Kandidaten beim Remote-Recruiting die Möglichkeit haben, Jobinterviews in einer vertrauten Umgebung zu absolvieren, sind sie unter Umständen weniger nervös und können sich besser und authentischer präsentieren. 
• Kostensparend: Unternehmen müssen keine Reisekosten für Talente, die von entfernten Orten anreisen, erstatten.
• Gesteigerte Effektivität: Unternehmen erreichen auf diese Weise per Remote-Recruiting mehr Bewerber in kürzerer Zeit und können auch leichter mit jenen in Kontakt kommen, die beispielsweise in einem anderen Land wohnen. Bewerbungen aus einem anderen EU-Land sind ja in Zeiten der Globalisierung keine Seltenheit mehr.  

Welche Nachteile hat Remote-Recruiting?

 Wo Licht ist, fällt bekanntlich auch Schatten. Entsprechend geht Remote-Recruiting auch mit gewissen Nachteilen einher. Der wohl größte Nachteil des Remote-Recruitings: 

• Eine große Abhängigkeit von der Technik: Nicht immer funktioniert beim Recruiting im Homeoffice die Technik wie gewünscht. Wenn das Internet hakt, kann es zu Übertragungsproblemen von Datenkommen oder Videokonferenzen stürzen unvermittelt ab. Das kann sich extrem störend auswirken. 

Recruiting im Home-Office: Diese 4 Tools sind wichtig

Wichtig: Damit das Recruiting im Homeoffice nahtlos funktioniert, kommt es vor allem auf die richtigen digitalen Tools an. Hierfür gibt es so genannte Bewerbermanagementsysteme. Diese vereinen alle notwendigen Funktionen sozusagen unter einem Dach. 

Sie besitzen keines? Dann können die wichtigsten Funktionen vorübergehend auch durch Ihre vorhandene Infrastruktur abgedeckt werden – ergänzt um Tools, die kostengünstig genutzt werden können. Langfristig lohnt es sich jedoch, sich über die Anschaffung eines Bewerbermanagementsystems nachzudenken. Es ist schlichtweg leichter ist, alle Schritte in einer einheitlichen Lösung zu verwalten. 

Setzt sich Remote-Recruiting langfristig durch?

Ob sich die Investition auszahlt? Davon gehen wir fest aus. Denn derzeit sieht es nicht danach aus, als ob Remote-Recruiting ein Trend wäre, der sich als Eintagsfliege entpuppt. Denn – wie wir gesehen haben –überwiegen die Vorteile des Remote-Recruitings bei weitem. 

Schauen wir uns nun einmal genauer an, welche digitalen Funktionen beim Remote-Recruiting unverzichtbar sind. Wir haben für Sie dazu ein paar 4 Tipps aus den folgenden Bereichen zusammengetragen: 

•     Datenablage
•     Kommunikationsmittel für Recruiting-Teams
•     Videointerview
•     Talente bewerten

Legen wir also los!

#1 Die richtige digitale Datenablage für Ihr Remote-Recruiting

In jedem Fall empfiehlt sich für das Recruiting im Homeoffice eine einheitliche Datenablage, sodass alle relevanten Informationen via Cloud von dem kompletten Recruiting-Team abgerufen werden können.

Unsere Tipps: 

• Legen Sie auf ihrem Server am besten für jeden Bewerber eine eigene virtuelle Akte an und sammeln Sie darin alle wesentlichen Dokumente und Informationen: CV, Anschreiben, Arbeitsproben, Referenzen. Am besten auch eine Kopie des Kommunikationsverlaufes mit dem Recruiting-Team und mit dem Talent. So ist jeder jederzeit auf dem neuesten Stand.
• Versehen Sie die Akte mit einem Passwortschutz und geben Sie dieses nur an Berechtigte weiter. Dann ist alles datenschutzkonform.

Anmerkung: In einem Bewerbermanagementsystem geschieht all das vollautomatisch. Die Programme legen auf Knopfdruck eine voll umfängliche Bewerberakte an, in der alle Daten und Fakten zusammenlaufen und jederzeit aktualisiert werden. Das erspart viel manuelle Arbeit. 

Ebenso geschieht die datenschutzkonforme Löschung der Bewerberdaten nach Abschluss des Bewerbungsverfahrens automatisch. Falls Sie kein Bewerbermanagementsystem im Einsatz haben, sollten Sie unbedingt daran denken, die Bewerberdaten von Ihrem Server zu löschen.

#2 Die richtigen Kommunikationsmittel für Recruiting-Teams

Über ein Bewerbermanagementsystem lässt sich außerdem die komplette Kommunikation im Recruiting-Team abwickeln – per Chat, per Direktnachricht und per App. Ohne ein solches Tool, muss eben das unternehmenseigene Chat-, das E-Mail-Programm oder die gute alte Telko herhalten. Geht natürlich auch!

Aber Achtung: Nutzen Sie unbedingt Software, die für den Business-Gebrauch vorgesehen ist. Tools wie WhatsApp sind das beispielsweise nicht. Hierüber lässt sich natürlich ganz gut abstimmen, welcher Bewerber zu einem Vorstellungsgespräch eingeladen werden soll. Mit der beruflichen Nutzung von WhatsApp ist der Datenschutzverstoß allerdings vorprogrammiert, weil das Tool Daten auf amerikanischen Servernspeichert, die nicht den Vorgaben der Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) entsprechen. 

#3 Das Videointerview als Alternative zum direkten Gespräch

Kandidaten, die in die engere Wahl kommen, werden im Remote-Recruiting im nächsten Schritt zum Videointerview eingeladen. Auch mit einer solchen Funktion warten viele Bewerbermanagementsysteme auf.

Das funktioniert wie folgt: 

• Der Recruiter versendet einfach einen Einladungslink an alle Beteiligten und diese können sich zur vereinbarten Uhrzeit in das integrierte Videoconferencing-System einloggen. 
• So sitzt man dem Bewerber zwar nicht direkt gegenüber, erhält aber per Videostream einen recht lebensnahen Eindruck, wie das Talent tickt.
• Das Videointerview kann aufgezeichnet werden. Das ist praktisch für die Mitglieder im Recruiting-Team, die vielleicht gerade einen anderen Termin haben. 
• Sie können sich die Aufzeichnung dann danach in aller Ruhe anschauen und sich einen ersten Eindruck von dem Talent verschaffen.

Die besten freien Videokonferenz-Tools für Ihr Remote-Recruiting 

Wer noch kein Bewerbermanagementsystem sein Eigen nennt, kann auf Videokonferenz-Tools wie diese ausweichen:

•     GoTo-Meeting
•     WebEx
•     Zoom
•     Skype
•     Google Hangouts
•     Microsoft Teams

#4 Tools, um Talente zu bewerten

Nach dem erfolgreichen Videointerview muss das Talent im nächsten Schritt bewertet werden: Passt der Kandidat zum Unternehmen oder eher nicht? In einem Bewerbermanagementsystem hilft hierbei eine so genannte Interview-Scorecard.

Das Prinzip: 

• Das Recruiting-Team legt für jede Stelle individuelle Kriterien fest, die von einem Bewerber erfüllt werden müssen. 
• Innerhalb der Scorecard vergibt jeder Entscheidungsträger dann ein bis fünf Punkte für jedes Kriterium und bewertet so, ob der Kandidat gut oder weniger gut zum Unternehmen passt.
• Nun errechnet das System automatisch einen Übereinstimmungscore.

Wer kein Bewerbermanagementsystem nutzt, kann die Abstimmung über ein frei verfügbares Umfragetoolerledigen und dann kann auch schon die Zusage-Mail versandt werden. So einfach ist Remote-Recruiting.

Sie haben Fragen? Sie wollen in Ihrem Recruiting voll durchstarten? Wir unterstützen Sie nicht nur mit den Tipps aus unserem Blog, sondern auch bei der Schaltung von Stellenanzeigen. Kontaktieren Sie unser erfahrenes Team jederzeit. Wir beraten Sie kostenlos und unverbindlich!