Projektmanager: Heiß begehrt, oft schlecht ausgestattet

Projektmanager zählen aktuell zu einer der begehrtesten Berufsgruppen auf dem Arbeitsmarkt. Das kommt nicht von ungefähr. Denn Globalisierung und Digitalisierung peitschen die Geschwindigkeit fast aller Geschäftsprozesse an. Mit den traditionellen Modell der Arbeitsteilung, langer Berichtswege und noch längerer Entscheidungswege ist angesichts des steigenden Drucks in der Arbeitswelt kein Blumentopf mehr zu gewinnen. Oder besser gesagt: Kein Innovationspreis.  Klar ist also: Starre und aufgeblähte Hierarchien gehören der Vergangenheit an. Die Projektarbeit  zeichnet sich in diesem Zusammenhang in vielen Bereichen als DER Heilsbringer ab.  Die Stellenanzeigen, in denen händeringend nach Projektmanagern gesucht wird, häufen sich. Doch einfach einen Projektmanager einstellen und auf Besserung hoffen, das greift zu kurz. Es müssen schon auch noch die richtigen Strukturen geschaffen werden.

Projektmanagement ist aktuell DAS Hype Thema in Unternehmen.  Die Vielzahl der ausgeschriebenen Stelleninserate, bei denen nach Experten in Sachen Projektmanagement  gesucht wird, belegt das. Das ist nur allzu verständlich. Denn Projektmanagement verheißt das, wonach sich alle Unternehmen derzeit sehnen: Tempo, Geschwindigkeit, avanti, avanti.

Projektmanager: Einfach “avanti, avanti” ist nicht!

Doch gar so einfach gestaltet sich die Sache dann doch nicht. Darüber sind sich allerdings die wenigsten, die ihre Fühler nach Projektmanagern ausstrecken, im Klaren. Stellenanzeige ausschreiben, warten, Projektmanager einstellen und alles wird gut – das greift definitiv zu kurz.

Warum? Weil selbst dem fähigsten Projektmanager die Hände gebunden sind, wenn die Strukturen in der Firma noch nicht reif für seine Arbeit sind. In diesen Fällen zerplatzt der Traum von der schnellen Transformation zur agilen Projektschmiede wie eine fragile Seifenblase, bereits kurz nachdem die Projektleiter ihren Dienst angetreten haben. Oft stockt es schon nach wenigen Tagen im Getriebe.

Projektmanager: Wenn es im Uhrwerk knirscht…

Woran das liegt? Nun, das ist an einem Beispiel schnell erklärt. Was passiert in einem Uhrwerk, das jahrzehntelang reibungslos funktionierte, wenn ein defektes Zahnrädchen gegen eines ausgetauscht wird, das nur einen Millimeter größer ist als der Vorgänger? Richtig. Es quietscht, knirscht und läuft alles andere als reibungslos. Und genau das passiert mit einer Organisation, die von heute auf morgen von traditionell auf agil umgepolt werden soll.

Um im Bild zu bleiben: Die althergebrachten Zahnrädchen verrichten ihren Dienst, wie sie es seit jeher gewohnt sind und das neue, schnellere, größere und aufpolierte Ding will einfach nicht so recht zu ihnen passen – der Projektleiter. Kurzum: Will man eine nachhaltige Transformation, muss das ganze Uhrwerk umgestellt werden.

Was an vielen Stellen fehlt, ist also das passende Organisationsdesign zum Projektleiter:

• Einheitliche Standards
• Methoden wie agiles Netzwerken oder SCRUM
• Prozesse
• Formulare
• und, und, und

Projektmanager: Das passende Organigramm

Und auch die Mitarbeiter und  Führungskräfte müssen gebrieft werden. Die Angestellten müssen genau auf ihre Rolle und das dazugehörige Set an Aufgaben vorbereitet werden, während die Führungskräfte lernen sollten, effizient mit den Projektleitern zu kommunizieren und zusammenzuarbeiten.

Hinterher muss jeder Beteiligte die Antworten auf folgende Fragen selbst zu nachtschlafender Zeit herunterbeten können:

• Nach welchen Regeln agiert das Team?
• Welche Verantwortungsbereiche sind welchen Rollen zugeordnet?
• Wie gestaltet sich der Ablaufplan?

Projektmanager: Schon mal von SCRUM gehört…?

Kommen wir doch mal von der Theorie zur Praxis. Ein bewährtes Führungsmodell im Projektmanagement ist SCRUM. Allein bei der Beschreibung der dazugehörigen Arbeitsweise dürfte schnell klar sein, warum sowohl unvorbereitete Führungskräfte als auch Mitarbeiter selbst beim besten SCRUM-Master, das ist der Projektmanager, leicht den Anschluss verpassen.

Im Mittelpunkt bei der Methode steht das Entwicklerteam, das sich selbst organisiert und ohne Projektleiter auskommt. Es gibt stattdessen einen Scrum-Master. Er ist die Instanz, die dem Team eine störungsfreie Arbeit ermöglicht – der Hüter des Umsetzungsprozesses sozusagen.

Der ScrumMaster ist die Schnittstelle zum Produktverantwortlichen, dem so genannten Product-Owner. Letzter ist quasi der Auftraggeber des Projekts. Er definiert Anforderungen, priorisiert diese und kann sie abändern. Aber: Neue oder geänderte Anforderungen darf der Product Owner nur alle zwei bis vier Wochen beauftragen. Dazwischen liegen ungestörte Entwicklungszyklen, so genannte Sprints.

Projektmanager: Dokumentieren, führen, organisieren

In diesen Phasen ist es schlicht verboten, das Team bei der Umsetzung zu „stören“. Während eines Sprints kann der Product Owner seine neuen Vorstellungen und Ideen von der weiteren Entwicklung ins Product Backlog eintragen und für kommende Sprints einplanen.

Scrum-Master und Produkteigentümer treffen sich zu Sprint-Vorabbesprechungen regelmäßig entweder face to face oder per Videochat. Sie fügen ihre Eingaben zum Backlog hinzu, das dank Cloud Computing jedem Projektbeteiligten jederzeit einsehbar ist. Im nächsten Schritt folgt die Sprint-Planung mit dem Projektteam. Meist sind sowohl der SCRUM-Master als auch der Produkteigentümer bei den jeweiligen Besprechungen dabei, manchmal nur der SCRUM-Master.

Das SCRUM Team selbst tauscht sich täglich in 15-Minütigen Kurzbesprechungen aus und dokumentiert alle Arbeiten im gemeinsamen Netzwerk. Bei diesen so genannten „Daily SCRUMS“ beantwortet jeder nur drei Fragen:

• Was habe ich seit dem letzten “Daily SCRUM” getan?
• Was hat mich dabei behindert?
• Was werde ich bis zum nächsten “Daily SCRUM” tun?

Projektmanager: Übung macht den Meister

Was zunächst nach Aufwand klingt, gelingt mit ein wenig Übung ganz leicht. Transparenz und eine gut funktionierende Kommunikation sind für ein gelingendes Projektmanagement die entscheidenden Erfolgsfaktoren. Überdies ist es wichtig, alle getätigten Aussagen in einem Dokument zu zusammenzufassen, zu dem jeder Zugang hat – denn nur so ist gewährleistet, dass sich jeder zu jederzeit immer den Überblick über den Status quo verschaffen kann.

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