Das perfekte Bewerbungsgespräch: Ein Leitfaden für Ihren Recruitingerfolg

Für Arbeitgeber ist es das A und O, sich gut auf ein Bewerbungsgespräch vorzubereiten. Nur mit der richtigen Gesprächsführung und den richtigen Fragen gelingt es, den besten potenziellen Mitarbeiter für eine zu besetzende Stelle zu finden. In unserem Leitfaden erfahren Sie alles, was Sie über den Ablauf eines Bewerbungsgesprächs wissen müssen.

Inhalt

1. Die richtige Vorbereitung und Fragen im Bewerbungsgespräch
2. Bewerbungsgespräch führen: Fragen, mit denen Sie verborgenen Talenten auf die Schliche kommen
3. Wie läuft ein Bewerbungsgespräch ab?
4. 8 Verhaltenstipps für Personaler im Bewerbungsgespräch
5. Kritik am Vorstellungsgespräch
6. Best Practice: So führt Google Vorstellungsgespräche
7. Nachbereitung des Vorstellungsgespräches

Die richtige Vorbereitung und Fragen im Bewerbungsgespräch

Direkt vor dem Bewerbungsinterview sollte es selbstverständlich sein, sich nochmal den Lebenslauf und das Anschreiben des Kandidaten zu vergegenwärtigen. Nur so können Personaler in dem Bewerbungsgespräch genau auf die Person eingehen, die entweder vor Ihnen sitzt, oder mit der sie ein Videointerview führen.

Des Weiteren kann eine Liste mit Muss- und Kann-Kriterien durchaus beim Identifizieren des besten Kandidaten helfen. Da Bewerbungsgespräche sehr zeitaufwendig sind, lohnt es sich unter anderem vor der Einladung zum Bewerbungsgespräch die Hard Skills des Bewerbers in einem 10 minütigen Telefoninterview zu überprüfen. So kann direkt festgestellt werden, ob der Kandidat die benötigten Anforderungen erfüllt. Falls das nicht der Fall sein sollte, vergeuden Personalberater und Bewerber nicht die Zeit für ein nicht zum Ziel führendes Einstellungsgespräch.

Organisatorische Aspekte klären

Recruiter sollten sich zudem mit organisatorischen Aspekten vor dem Interview beschäftigen. Es sollte frühzeitig festgelegt werden, wo das Bewerbungsgespräch stattfindet und es sollte eine angenehme Atmosphäre für den Kandidaten geschaffen werden. Dazu gehören bei einem Präsenzinterview ein vorher gut gelüfteter Raum sowie ein bereit gestelltes Getränk für den Kandidaten. Handys oder andere Störfaktoren sollten ausgeschaltet bzw. eliminiert werden, damit sich der Kandidat wie ein potenzieller Mitarbeiter und nicht wie jemand Unerwünschtes vorkommt.

Geschäftsführer sollten sich mit dem Gedanken auseinandersetzen, wer an dem Gespräch teilnehmen soll. Es ist grundsätzlich zu empfehlen, das Bewerbungsgespräch mit mehreren Fach- und Führungskräften durchzuführen. Auch sollte geklärt werden, wie viel Zeit für das Bewerbungsgespräch eingeplant ist und wie viele Vorstellungsgespräche für die Stelle vorgesehen sind. Um während des Gesprächs nicht den roten Faden zu verlieren, sollte außerdem vorab unbedingt ein Interviewleitfaden erstellt werden.

Welche Fragen sollte man im Bewerbungsgespräch stellen? Diese zum Beispiel:

• Können Sie uns etwas über sich erzählen?
• Warum sind genau Sie der Richtige für den Job?
• Warum arbeiten Kollegen gerne mit Ihnen zusammen?
• Welche Position bevorzugen Sie bei der Teamarbeit?
• Wie gehen Sie mit Fehlern und Rückschlägen um?
• Warum sollten wir ausgerechnet Sie einstellen?
• Was sind Ihre Stärken?
• Wo sehen Sie Ihre Schwächen?
• Wo sehen Sie sich in zehn Jahren?

Der in der Vorbereitung erstellte Fragenkatalog sollte möglichst bei allen Kandidaten zur Anwendung kommen, um die Bewerber besser miteinander vergleichen zu können.

Bewerbungsgespräch führen: Fragen, mit denen Sie verborgenen Talenten auf die Schliche kommen

Wenn Sie diesen Fragenkatalog im Bewerbungsgespräch durcharbeiten, erhalten Sie einen guten Eindruck von einem Kandidaten. Manchem Recruiter reicht das aber noch nicht. Er will im Bewerbungsgespräch auch verborgenen Talenten eines Bewerbers auf die Schliche kommen. Das ist gerade bei Kandidaten zu empfehlen, bei denen man sich nicht auf Anhieb sicher ist, ob sie zum Unternehmen passen oder nicht. In einem solchen Fall empfehlen wir Ihnen zusätzlich die folgenden Fragen zu stellen.

#1 Was hat Sie an dem Arbeitsklima bei Ihrem ehemaligen Arbeitgeber besonders motiviert?

Wer Talente über ihren Ex-Chef sprechen lässt, bringt sie dazu, zwischen den Zeilen viel über sich selbst zu erzählen. Wer zum Beispiel sofort beginnt, über seinen alten Job herzuziehen, zeigt, dass er kaum in der Lage ist, Dinge kritisch abzuwägen und sie von verschiedenen Perspektiven zu betrachten: Der andere war schuld. Fertig.

Ein solches Schwarz-Weiß-Denken spricht nicht für den Kandidaten. Immer häufiger sehen sich Arbeitnehmer in der heutigen Arbeitswelt zum Beispiel Aufgaben gegenüber, bei denen es auf Teamworkankommt. Hier muss man bereit sein, zwischen verschiedenen Lösungswegen zu entscheiden und das Für und Wider abzuwägen, statt immer nur stur seiner Wege zu gehen.

#2 Wie haben Sie in der Vergangenheit einen bestehenden Konflikt gelöst?

Eine gute Antwort im Bewerbungsinterview wäre auf diese Frage zum Beispiel diese: „Einige Teamkollegen haben einmal übertriebene Produktvorteile in ein Angebot eingebracht. Ich habe mich dafür eingesetzt, diese nicht einzubeziehen. Das kam anfangs nicht gut an, jedoch waren sich am Ende alle einig, dass ein realistischeres Angebot der richtige Ansatz war.“

Diese Antwort zeigt gleich zwei Dinge auf. Erstens: Der Kandidat kann Probleme trotz bestehender Widrigkeiten lösen und Prozesse positiv beeinflussen. Zweitens: Ein Kandidat bereit ist, seine Meinung zu vertreten, obwohl er damit in der Minderheit ist, beweist Durchsetzungsvermögen, ein gutes Selbstbewusstsein und höchste Kundenorientiertheit.

#3 Was motiviert Sie?

Hier können Kandidaten zum Beispiel mit einer solchen Antwort punkten: „Mein Ziel ist es, Kunden bereits dann zu helfen, ein Problem zu lösen, wenn sie das Problem selbst noch gar nicht erkannt haben.“

Eine solche Antwort zeigt den Innovationsgeist eines Kandidaten. Er hat den Willen, bestmöglich in die Zielgruppe hineinzuversetzen. Mit dem Ziel, ihr stets passgenaueste Lösungen bieten zu können.

#4 Berichten Sie von einer Situation, in der sich in einem Projekt kurzfristig die Parameter verändert haben. Wie haben Sie gehandelt?

Hier wissen Personaler zum Beispiel eine solche Antwort zu schätzen: „Ich habe sofort meinen Projektmanager und mein Projekt-Team über die Änderungen informiert und verschiedene Lösungsansätze vorgestellt. Das sorgte dafür, dass alles ohne nennenswerte Verzögerungen weiterlaufen konnte und jeder wusste, was er zu tun hat.“

Wer einen Bewerber im Bewerbungsinterview vor sich sitzen hat, der mit einer solchen Antwort pariert, kann sich auf die Schulter klopfen. Denn sie zeigt: Es handelt sich um einen Teamplayer. Das ist wichtig. Denn in vielen Bereichen dominiert inzwischen die Projektarbeit. Hier kommt eine Vielzahl an Experten zusammen, die einander in ihrer Expertise ergänzen und ineinandergreifende Aufgaben bearbeiten.

Wie läuft ein Bewerbungsgespräch ab?

Bewerbungsgespräche sind meistens für 30 bis 60 Minuten angesetzt. Bei höheren zu besetzenden Positionen sind aber auch durchaus 90 oder 120 Minuten üblich. Der in der Vorbereitung erstellte Gesprächsleitfaden sollte – wenn möglich – bei allen Kandidaten zur Anwendung kommen, um die Bewerber besser miteinander vergleichen zu können. Der folgende Gesprächsleitfaden orientiert sich an einer Gesprächsdauer von 45 Minuten.

Das Bewerbungsgespräch selbst untergliedert sich in die folgenden Phasen:

#1 Smalltalk-Phase (5 Min.)

Da wir schon zu Beginn eines Treffens entscheiden, ob uns jemand sympathisch ist oder nicht, sollte die Begrüßung in jedem Fall herzlich und persönlich ausfallen. Dazu gehört zum Beispiel, dass Unternehmer den Namen des Kandidaten kennen.

Zum Warmwerden kann das Gespräch mit Small-Talk begonnen werden. Hierzu eignen sich Fragen zur Anfahrt oder über das Wetter. Falls weitere Mitarbeiter an dem Vorstellungsgespräch teilnehmen, sollte der Personalchef diese namentlich vorstellen und ihre Funktion beschreiben.

#2 Vorstellung des Unternehmens und der zu besetzenden Stelle (10 Min.)

In dieser Selbstpräsentationsphase geht es für den Interviewenden darum, das Unternehmen und die ausgeschriebene Position zu präsentieren. Informieren Sie den Kandidaten über die Kultur des Unternehmens, das Arbeitsumfeld, die Arbeitsabläufe und die Anforderungen an den Job. Weitere Aspekte, die an diesem Punkt angesprochen werden können, beinhalten Produkte bzw. Dienstleistungen, die Marktentwicklung, Arbeitszeiten, Standorte und Reisetätigkeiten.

#3 Kennenlernphase (15 Min.)

Nun ist das Talent an der Reihe. In der drauffolgenden Kennenlernphase geht es darum, den Bewerber und dessen Motivation für die angebotene Stelle näher zu beleuchten. Jetzt können Sie Ihren Fragenkatalog zur Motivation, zum Werdegang und zu den bisherigen Erfahrungen stellen. Auch die Gehaltsvorstellung sollte zur Sprache kommen.

Hier noch ein paar wichtige Hinweise:

• Gehaltsvorstellungen: Personaler haben an diesem Punkt einen Spielraum, der jedoch nach oben hin begrenzt ist. Aus diesem Grund sollten die Gehaltsfragen offen und realistisch geklärt werden.
• Interessen: Um die Selbstpräsentation des Bewerbers nett ausklingen zu lassen und eine Vertrauensbasis zu schaffen, können Personaler den Kandidaten am Ende dieser Phase auch über ihre Freizeit und Hobbys befragen. Geschäftsführer können sich zudem darüber informieren, ob der Bewerber in der Lage ist, Berufliches mit Privatem auszugleichen.

#4 Rückfragen-Phase (10 Min.)

In der nächsten Phase des Bewerbungsgesprächs sollte der Bewerber die Gelegenheit erhalten, Rückfragen

zu stellen.

Auf folgende Fragen sollten Personaler vorbereitet sein:

• Wie kommt es, dass die Stelle unbesetzt ist?
• Was erhoffen Sie sich von der Besetzung?
• Woran machen Sie Erfolg fest?
• Wie groß ist das Team?
• Welche Funktionen haben die einzelnen Mitarbeiter?

Nehmen mehrere Mitarbeiter an dem Gespräch teil, sollte in jedem Fall vorher festgelegt werden, wer welche Fragen beantwortet. Das ist besonders dann wichtig, falls das Bewerbungsgespräch per Video geführt wird. So vermeiden Sie, dass entweder alle schweigen oder alle gleichzeitig reden. Nach Möglichkeit sollte jeder Mitarbeiter die Chance bekommen, an irgendeiner Stelle eine Frage des Kandidaten zu beantworten. Das spiegelt eine gute Teamatmosphäre wider und der Kandidat merkt gleichzeitig, wie die Kollegen ticken.

#5 Abschluss-Phase (5 Min.)

Den Schluss des Bewerbungsinterviews bildet die Abschluss-Phase. In dieser geht es darum, den potenziellen Mitarbeiter über den weiteren Verlauf zu informieren:

• Wann kann er spätestens mit einer Antwort rechnen?
• Wer wird bis dahin sein Ansprechpartner bei weiteren Fragen sein?
• Wird vielleicht ein weiteres Vorstellungsgespräch vereinbart?

8 Verhaltenstipps für Personaler im Bewerbungsgespräch

Die richtige Sitzordnung im Präsenzinterview

Diese Komponente trägt maßgeblich zur Atmosphäre bei. Wichtig ist hier, dass sich der Kandidat nicht wie in einer mündlichen Prüfung oder in einem Verhör vorkommt. Aus diesem Grund sollte darauf verzichtet werden, dass sich alle Personaler in einer Reihe nebeneinander setzen und der Bewerber einen gesonderten Platz gegenüber bekommt. So wird seine Nervosität nämlich verstärkt. Empfehlenswert ist eine Sitzordnung über Eck oder an einem runden Tisch, sodass keine direkte Hierarchie zu erkennen ist, und sich der Bewerber wohl fühlt.

Dem Kandidaten entgegenkommen

Wer vorgibt, vor einem Bewerbungsgespräch nicht nervös zu sein, wird vermutlich lügen. Vorstellungsgespräche sind ein Ausnahmezustand – selbst die ruhigsten Menschen verspüren in dieser Situation Aufregung. Vor allem vor der Kennenlernphase, also der 2. Phase des Bewerbungsgespräches, haben die meisten Kandidaten ein wenig Angst, selbst wenn sie sich gut vorbereitet haben.

Um dem Kandidaten das Antworten so einfach wie möglich zu machen, sollten Personaler dem Bewerber auf Augenhöhe begegnen. Die Fragen sollten also nicht im Verhör-Stil gestellt werden. Stattdessen sollte dem Kandidaten mit Offenheit und Freundlichkeit entgegen kommen und möglichst auch bei einer längeren Pause immer gelächelt werden. Bei einem kurzen Blackout können Sie dem Kandidaten auch helfen, indem Sie sagen, dass er sich ruhig Zeit zum Antworten nehmen kann, und dass Sie Verständnis für seine Nervosität haben. Wenn Sie möchten, können Sie ihm auch verraten, dass sie selbst etwas nervös sind, das wird den Bewerber beruhigen und beweist Größe und Menschlichkeit.

Persönliche Fragen vermeiden

Zu persönliche Fragen sollten in jedem Fall umgangen werden. Fragen zu Sexualität, Religion, Politik, Krankheiten oder Schwangerschaft sind ein NO-GO. Sie müssen vom Bewerber nicht beantwortet werden, und setzen ihn zudem unnötig unter Druck.

Unsicherheiten gekonnt überspielen

Auch der Gesprächsleiter kann trotz guter Vorbereitung einmal den Überblick verlieren, z.B. wenn ein Kandidat bei einer Frage sehr weit ausgeschweift ist. Hierbei kann es helfen, den Kandidaten aufzufordern, seine Antwort nochmal in drei Sätzen zusammenzufassen. Den Gesprächsleitfaden sollte der Geschäftsführer im gesamten Interview griffbereit haben. Falls andere Fach- und Führungskräfte an dem Gespräch teilnehmen, kann der Geschäftsführer, wenn er den roten Faden verloren hat, andere Teilnehmer bitten, ihre Fragen zu stellen.

Aufmerksam zuhören, nachhaken, ermutigen

Bei der Kennenlern- bzw. Selbstpräsentations-Phase des Kandidaten ist es wichtig, dass ihm viel Freiheit beim Antworten gelassen wird. Personaler sollten den potenziellen Mitarbeiter nicht unterbrechen und ihn möglichst viel von selbst erzählen lassen. Wichtig hierbei ist aufmerksames Zuhören und das Eingehen auf einzelne Fragen und Aussagen, um Interesse zu zeigen. Geschäftsführer sollten dem Bewerber genug Zeit zum Antworten lassen, möglichst oft Blickkontakt halten, ihn aber nicht permanent anstarren, und ihn mit einem Nicken bestätigen.

Gesprächsführer bleiben

Zwar soll der Bewerber möglichst viel über sich selbst erzählen, aber Personaler dürfen beim Abschweifen von Fragen des Bewerbers auf keinen Fall ihre Rolle als Gesprächsführer vergessen. Immerhin soll das Bewerbungsgespräch ja zielführend sein. Aus diesem Grund müssen Geschäftsführer sich ihrer Rolle bewusst sein. Und wenn der Bewerber zu sehr von der gestellten Frage abschweift, müssen sie ihn freundlich wieder zur gestellten Frage leiten.

Denken Sie an die Reputation Ihres Unternehmens

Gerade in der heutigen Zeit sollten sich Geschäftsführer permanent darüber im Klaren sein, dass ein schlecht vorbereitetes Bewerbungsgespräch durchaus den Ruf eines Unternehmens schädigen kann. Denn der Bewerber wird zumindest mit seinem Bekanntenkreis die gewonnen Erfahrungen teilen und im schlimmsten Fall sogar über die Sozialen Netzwerke verbreiten.

Im Gegenzug kann ein Bewerbungsgespräch, das vorzüglich gelaufen ist jedoch genauso gut die Arbeitgebermarke stärken. Geschäftsführer fungieren im Vorstellungsgespräch als Gastgeber, aber auch als Repräsentant des Unternehmens und sollten sich auch so verhalten. Vor allem in der Selbstpräsentationsphase des Unternehmens sollten Geschäftsführer deshalb auch ihre Motivation für das Unternehmen und die Idee als solche zum Ausdruck bringen. Unternehmer bewerben schließlich auch ihr Unternehmen und wirklich gute Bewerber mit einem ausgezeichneten Werdegang haben gegebenenfalls die Qual der Wahl, wo sie arbeiten möchten.

Notizen machen

Um sich nach den Vorstellungsgesprächen nochmal alle Bewerber in Erinnerung zu rufen, sollten sich Personaler in jedem Fall während des Interviews Notizen machen, um die Kandidaten im Anschluss genauer miteinander vergleichen zu können. Ansonsten verliert man bei mehreren Bewerbungsgesprächen schnell den Überblick. Des Weiteren können Geschäftsführer ihr Interesse dem Bewerber gegenüber besser zum Ausdruck bringen.

Kritik am Vorstellungsgespräch

Es gibt aber immer wieder auch kritische Stimmen, die Bewerbungsgespräche als unfair ablehnen. Als Grund t führen sie den so genannten Halo-Effekt an. Das ist ein aus der Psychologie bekannter Wahrnehmungsfehler. Dieser führt dazu, dass bestimmte Eigenschaften einer Person so dominant wahrgenommen werden, dass andere in den Hintergrund rücken. Davor sei auch im innovativsten Vorstellungsgespräch kein Personaler gefeit, warnen Wissenschaftler.

So kann es zum Beispiel sein, dass bereits das Aussehen eines Menschen von seinen beruflichen Fähigkeiten ablenkt. Dann etwa, wenn der Bewerber besonders hübsch, besonders dick ist oder ein körperliches Handicap hat. In all diesen Fällen kann es passieren, dass dieses eine Merkmal stärker wahrgenommen wird als die fachlichen Kompetenzen und es zu Fehleinschätzungen kommt.

Vorsicht vor unbewussten Vorurteilen im Bewerbungsgespräch

Manchmal verursachen schon kleinere Details den Halo-Effekt. So wird ein Bewerber mit Brille oft als intellektueller wahrgenommen als einer ohne. Wobei ein Sehfehler natürlich definitiv nichts mit seinen kognitiven Begabungen zu tun hat. In anderen Fällen überstrahlen das Geschlecht, das Alter oder die Ethnie die Fähigkeiten eines Talents. Leider können unbewusste Klischees unser Urteilsvermögen stärker beeinflussen als wir glauben.

Es gibt aber Mittel und Wege, der Klischeefalle im Bewerbungsgespräch zumindest einigermaßen zu entrinnen. Immer mehr Unternehmen gehen zum Beispiel dazu über, die Entscheidung über die Einstellung eines Bewerbers nicht mehr nur von den Eindrücken eines  einzelnen Personalers und eines Linienvorgesetzten innerhalb eines einzigen Jobinterviews abhängig zu machen, so wie es lange Gang und Gäbe war. Stattdessen werden inzwischen deutlich mehr Arbeitnehmer an der Entscheidungsfindungbeteiligt.

Best Practice: So führt Google Vorstellungsgespräche

Nehmen wir zum Beispiel Internetgigant Google. Hier führen Kandidaten beispielsweise bis zu sechs Gespräche. Und zwar bewusst mit Mitarbeitern verschiedener Nationalitäten, mit unterschiedlichem Alter und von unterschiedlichem Geschlecht. So will man Fehleinschätzungen wegen Ethnie, Geburtsjahrgang, Geschlecht oder Nationalität vorbeugen.

Bei manchem Unternehmen kommen auch ergänzende Elemente zum Jobinterview dazu:

• Selbstpräsentationen
• kleinere Projektarbeiten
• Rollenspiele
• Probearbeitstage
• computergestützte Auswahltests

So lernen Arbeitgeber den einzelnen Bewerber in verschiedenen berufsbezogenen Situationen kennen und können besser einschätzen, wie gut das Talent zu ihnen passt. Dann dient das Jobinterview zwar nach wie vor als Element des persönlichen Kennenlernens und Beschnupperns, nimmt aber bei der eigentlichen Bewertung eines Bewerbers nicht mehr den Stellenwert ein, den es einst hatte. Problem gelöst!

Nachbereitung des Vorstellungsgespräches

Bei der Nachbereitung des Vorstellungsgesprächs ist es wichtig, dass sich Personaler Zeit bei der Entscheidung lassen. Sie sollten diese nicht übereilt treffen und lieber ein wenig länger darüber nachdenken. Am besten ist es ein Ranking der drei top Kandidaten aufzustellen und sie anhand der gemachten Notizen miteinander zu vergleichen. Am Ende sollten sich Geschäftsführer fragen, wer anhand seines Werdegangs besser zur beschriebenen Stelle passen würde. Aber auch die Integration ins Team spielt eine große Rolle. Der neue Mitarbeiter sollte schließlich jemand sein, mit dem Sie gerne zusammenarbeiten möchten!

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