Bewerbermanagement: 4 Tipps für mehr Tempo im Recruiting

Viele Unternehmen vergeben sich im Recruiting wertvolle Chancen, weil sie sich beim Bewerbermanagement zu viel Zeit lassen. Doch das wäre vermeidbar.

Bewerbermanagement: 13 Tage bis zur ersten Rückmeldung

32 Bewerbungen erhalten Arbeitgeber im Schnitt auf eine ausgeschriebene Stelle. Von diesen wird knapp die Hälfte der Bewerbungen intensiv gelesen. Eigentlich eine überschaubare Zahl. Dennoch vergehen nach Angaben der Top-1.000- Unternehmen durchschnittlich 13 Tage, bis sie eine erste Rückmeldung in Form einer Absage oder Zusage zu einem Bewerbungsgespräch an den Kandidaten versenden.

Und es besteht Grund zur Vermutung, dass die besagten 13 Tage sogar ein bisschen geschönt sind. Denn interessanterweise geben Kandidaten an, dass sie mit 18,4 Tagen eine ganze  Arbeitswoche länger auf Rückmeldung warten, als dies von den Unternehmen angegeben wird. 31,0 Prozent der Kandidaten sagen sogar, dass es mehr als 20 Tage sind, bis eine erste Rückmeldung ins Haus flattert. Ein knappes Drittel der Befragten gibt zudem an, gar keine von Unternehmen zu erhalten. Ts.

Lektüre der Bewerbung: 8 Minuten, fertig, los!

Dabei benötigen Personaler nach eigenen Angaben im Bewerbermanagement für die Einordnung einer Bewerbung im Durchschnitt gerade einmal acht Minuten. Danach steht fest für sie fest, ob der Bewerber infrage kommt und eine Einladung zum Vorstellungsgespräch erhält oder nicht. Dennoch braucht es bis zum Versand der finalen E-Mail volle 14 Tage.* Möglicherweise, weil sich andere Beteiligte im Bewerbungsprozess länger Zeit lassen, um ein Urteil zu fällen oder es schlicht vergessen, dieses zu kommunizieren.

Bis es letztlich zu einer erfolgreichen Einstellung kommt, dauert es laut der Erhebung KANDIDATEN IM FOKUS des Karriereportals StepStone durchschnittlich 2,4 Monate. Für viele Fachkräfte ist das eine viel zu lange Zeit. Sie wollen maximal zwei Monate auf eine finale Entscheidung warten. Damit vergeben sich Arbeitgeber wertvolle Chancen.

Bewerbermanagement: Fachkräfte wollen maximal zwei Monate auf eine finale Entscheidung

Insbesondere die junge Generation will es im Internetzeitalter schnell, einfach und unkompliziert haben. Für sie ist eine Welt auf Knopfdruck keine Vision mehr, sondern gelebte Realität. Wer sich per Swipe einen neuen Partner fürs Leben aussucht, will es bei der Bewerbung ähnlich unkompliziert und schnell haben.

Niemand setzt sich mehr hin und wartet im Zeitalter von Social Media, Messengern, Chats und Foren über zwei Monate auf eine Antwort. Heute gilt es bereits als Verzögerung, wenn eine E-Mail nicht innerhalb von ein, zwei Stunden beantwortet ist. Und die Ungeduld der jungen Bewerber wird immer größer. Sie haben ihr Smartphone ständig in der Tasche und sind durch die Technologie daran gewöhnt, dass alles immer sofort funktioniert, auf einen Knopfdruck hin. Das geht beim Shopping, in der Liebe, beim Online-Banking – nur eben bei der Bewerbung nicht?

Bewerbermanagement Software verkürzt die Time to Hire

Gut. Bis sich alle Beteiligten abgestimmt und eine angemessene Entscheidung gefällt haben, gehen ein paar Tage ins Land. Das lässt sich nicht ändern. Dennoch könnte der Prozess erheblich effizienter gehandhabt werden. Schließlich stehen Unternehmen inzwischen zahlreiche Mittel und Wege zur Verfügung, mehr Schwung in ihre verkrusteten Recruiting-Prozesse zu bringen. Da geht noch was! Zum Beispiel unterstützen moderne Bewerbermanagement Tools  HR zum Beispiel dabei, die Time to Hire zu verkürzen.

Zum Beispiel senden sie im ersten Schritt eine automatisierte Rückmeldung über den Eingang der Bewerbung aus und geben dem Talent einen Ausblick über die anstehenden Schritte und den zeitlichen Rahmen des Recruiting Prozesses. Des weiteren sorgen Matching-Algorihtmen für eine schnellere Preselektion. Sie gleichen die erforderlichen Skills für eine offene Stelle mit den vorhandenen Talenten der Kandidaten automatisiert ab und ordnen die Kandidaten, die am geeignetsten sind in einem Ranking. Dabei lassen sie auch Soft Skills nicht aussen vor.

Der Personaler leitet daraufhin die Informationen über die Bewerber, die aus seiner Sicht infrage kommen an die Linie weiter. In einem Bewerbermanagementsystem müssen dafür nicht Dokumente umständlich in eine E-Mail geladen werden. Meist genügt das Setzen von ein paar Häkchen.

Vieles geht heute automatisch

Das zuständige Management erhält daraufhin eine Benachrichtigung und schaut sich alle Informationen an, kann per Knopfdruck sein “okay” geben, hat aber auch die Möglichkeit, Kommentare zu hinterlassen. Das System vermeldet dann dem Recruiter “Vollzug” seitens des Managements und kann Einladungen aussenden. Wiederum mit dem Setzen von ein paar Häkchen, den Rest erledigt das System. Lassen sich HR oder Management bei diesen Schritten zu lange Zeit, reagiert das System und schickt mahnende Erinnerungen heraus.

Ingesamt trägt das zu einer erheblichen Beschleunigung des Recruiting Prozesses bei. Ähnliche Funktionen stehen HR und Management nach dem ersten persönlichen Kennenlernen zur Verfügung. Innerhalb des Bewerbermanagement Systems können alle Beteiligten Kommentare und Bewertungen hinterlassen. Sie müssen sich dazu nicht noch einmal treffen, sondern können die Auswertung in dem Bewerbermanagement Tool erledigen.

Analyse: Wo liegen die größten Übereinstimmungen?

Dieses analysiert daraufhin, wo die größtmöglichen Übereinstimmungen liegen und gibt eine Empfehlung aus, welcher Kandidat am ehesten geeignet zu sein scheint. Daraufhin können Management und HR eine finale Entscheidung treffen. Der Vorteil: Das geht auch dann, wenn eine der beteiligten Parteien nicht im Haus ist, sondern sich beispielsweise gerade auf Geschäftsreise befindet. Denn die Systeme sind online verfügbar. Insgesamt sorgt das für einen wesentlich straffen Recruiting-Prozess.

Es spricht also vieles dafür, dass Unternehmen ihr Bewerbermanagement optimieren. Hier noch einmal die wichtigsten Gründe im Schnelldurchlauf:

1. Insbesondere Top-Talente sind heute in der Regel nicht mehr lange auf Arbeitssuche. Zudem haben sie meist mehrere Eisen im Feuer. Hier gilt es, schneller zu sein, als die Konkurrenz und Kandidaten einen  bewerberfreundlichen Recruiting-Prozess zu kredenzen.

2. Die Frage, die sich Bewerber stellen, lautet: “Möchte ich wirklich für ein Unternehmen arbeiten, das schon von Beginn an wenig bis gar nicht wertschätzend mit meiner Bewerbung umgeht?” Jedes Reagieren oder Nichtreagieren eines Unternehmens hat eine Außenwirkung, die sich im Guten wie im Schlechten auf die Unternehmensmarke auswirken kann. Und das kann sich im Social Media Zeitalter in Windeseile herumsprechen. Wer einen Bewerber vergrault, läuft damit auch Gefahr zig weitere Talente zu vergraulen, weil Weiterempfehlungen ausbleiben.

3. HR-Entscheider sollten außerdem bedenken, dass jeder Bewerber eines Tages ein direkter oder indirekter Kunde werden kann. Die   negativen Erfahrungen im Bewerbungsprozess können sich auch auf das Verhalten als Konsument auswirken.

4. Viele Bewerber springen ab, wenn der Bewerbungsprozess zu lange dauert. Eine Vereinfachung des Prozesses sorgt dafür, dass mehr qualifizierte Bewerber den Bewerbungsprozess wirklich bis zum ende durchziehen.

*Die genannten Zahlen stammen aus dem Themenspecial BEWERBUNG DER ZUKUNFT der Studie Recrutiuiting Trends 2017, ausgewählte Ergebnisse der Recruiting Trends 2017, einer empirischen Studie mit den Top-1.000-Unternehmen aus Deutschland, 1.000 Unternehmen aus dem Mittelstand in Deutschland sowie den Top-300-Unternehmen aus der Branche IT, und der Bewerbungspraxis 2017, einer empirischen Studie mit über 3.400 Kandidaten. Eruiert von der Otto-Friedrich-Universität Bamberg Centre of Human Resources Information Systems im Auftrag der Monster Worldwide Deutschland GmbH.

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